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现代秘书应具备的能力与素质

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现代秘书应具备的能力与素质白颢黄冈职业技术学院学报2005年9月第7卷第3期回顾过去,提起“秘书”一词绝大多数人都会想到“花瓶儿”,似乎当秘书只要“年轻漂亮”就可以了。然而在市场经济不断完善,中国加入世界贸易组织的今天,全球经济发展对企业构成外部压力的同时,企业内部自身发展的要求也使各企业高层管理者越来越重视秘书的选拔,他们都想拥有一个具备全面的能力与素质的“全才”秘书,以辅助其更好的工作,推动企业向更好更宽的方向发展。一、现代秘书应具备的能力(一专业能力。作为现代秘书必须具备较强的专业能力,如语言文字应用表达能力、外语能力、计算机操作能力及速记能力。秘书人员工作中的一个重要任务就是从事大量的文字工作,文稿的草拟与修改都要求现代秘书具备扎实的文字功底,不仅要精通语法、修辞、格式和逻辑知识,还要掌握一定的写作规律,要做到内容与形式的统一,既要有好的表现形式,又要有充实的内容。因此秘书一定要加强写作实践,熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧,随时注意积累资料,不断提高写作水平,注意文风的改革,培养精练的文字表达能力。对于秘书而言,也一定不可忽略了外语的学习和掌握。加入WTO后的中国,外贸出口已经在许多企业的贸易总额中占据了相当大的比重,对外贸易中多多少少都会用到外语,因此这也客观的要求现代秘书必须具备较强的外语能力。计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要求,秘书要能够熟悉OFFICE办公软件的使用并熟悉计算机网络,还要对办公室常用设备的使用达到熟练程度。速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力,领导在口头表述的时候,秘书要能够以最快的速度记录到工作笔记中或者录入到电脑中,从而大大减少工作时间,提高工作效率。(二上传下达能力。作为现代秘书还需要较强的理解与沟通能力。秘书必须很快理解管理者说话或发布命令的意思,协助管理者思考,用正确思维方式和有效解决方案为管理者出谋划策,并能简练、精确、顺畅地传递相关信息。这要求秘书具有亲和力,能起好承上启下的桥梁作用,协助管理者将工作做好。(三组织协调能力。现代秘书还需要有较强的组织协调能力。现代秘书不是单纯的文书工作者,也不是捆、扎、收、发的简单劳动者,而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求,秘书经常要按照领导的意图组织各类活动,如果缺乏现代的、科学的组织管理能力,就无法把工作搞好。因此,秘书人员一方面要通晓办事的渠道,提高办事的效能,平时多接触一些具体事物,处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的,不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观察,统筹兼顾安排组织好工作,协调好领导与部下及各部门之间的关系,当然还要安排领导日程并为领导准备好相关活动资料。(四适应能力。现代秘书要有准确的观察、判断和适应能力。秘书就像气象局一样,管理者及办公室的风吹草动都唯你是问。要适应环境,而非环境适应你,要改变自己而非改变他人。同时对领导的动作、语言的领悟能力以及对领导的办事风格的适应能力也相当重要。凡事要有悟性,要领会领导意图,学会根据领导的习惯,工作的主次和轻重缓急安排领导工作。(五应变能力。现代秘书还要有敏捷的应变能力和处理危机的能力。秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务,减少外界一般性事物对上司的干扰,这需要秘书的随机应变。在一些正式或非正式场合中,秘书是上司的代表和发言人,这要求秘书默契地配合上司,帮上司打圆场,为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系。在面对一些紧急情况时,有良好的应变能力并能在短时间内做出处理方案,这也是秘书要具备的非常重要的能力之一。(六公关能力。现代秘书还需要具有较强的社交能力和公关能力。当前,社会交往、企业公关已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交与公关对于秘书人员来说同样重要。首先,社交可以开阔视野,增长知识。在广泛的社交中,可以博采众长,学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智,智是谋之本,这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。社交也是办事的辅助。秘书人员办理公务,联系事务,自然是“公事公办”,但社交可以帮助其选取捷径,克服阻力,提高办事效率。秘书经常陪同上司出席一些必要场合,这就理所当然成为了他(她的助手和参谋。秘书工作还会涉及更多的客户服务,这也将秘书推向了公关经理人或者公开发言人的角色,因此秘书需要有外交家的平衡术,具备较强的社交和公关能力。二、现代秘书应具备的素质
(一要有分寸。在管理者眼里,秘书是最值得信赖的人,在员工眼里,秘书是与管理者关系最亲近的人,也是了解管理者情况最多的人,所以无论是对上还是对下,什么该说什么不该说是一名优秀的秘书必需要掌握的分寸,特别是管理者让你处理一些私人事务时,不要做一个“八卦”,到处宣传上司的私事。(二要谦虚、礼貌。无论是在接听电话,还是陪同管理者出席各种场合,秘书的言谈举止都代表着管理者及整个单位的形象,保持谦虚、礼貌的态度是赢得赞赏的最佳途径。(三要有敏感的意识。敏感是指在面对一件事情时要敏锐地意识到是否与管理者或单位有直接的关系,敏锐科学地做出判断,愚钝则会导致错误产生。(四要有责任心和平常心。作为秘书有着对管理者的责任,对各部门员工的责任,对整个集体的责任,高度的责任心,是胜任秘书工作的前提。现代秘书必须要有一颗平常心,因为很多时候秘书的功劳是不被发现的,往往成为了管理者的功绩,而且有时你还会为上司挡一些麻烦,替代他承担一些责任,也许你会受到一些不公平待遇,但上司会对你刮目相看的,所以一定要用平常心去对待。(五要有极高的忠诚度,要保守秘密。忠诚与守密决定了秘书能否更好地协助管理者工作,也决定了面对外界时能否与管理者能否与管理者达成一致意见,对管理者没有忠诚度,不能保守秘密的秘书是不可能将工作做好的。(六要无情。由于秘书多数为女性,因此秘书的这一素质也相当重要。天下最愚蠢最可悲的女人就是爱上自己上司的秘书。这种爱情的未来必然不被看好。如果你是幸运的,你的上司还是单身贵族,结果意味着你必须结束在这家公司的职业生涯,何况这种几率少之又少;如果你是不幸的,你的上司早有家室,你将不得不打一场旷日持久,异常艰巨的,让你身心疲惫、心灰意冷的战役,这场战役注定要以你的惨败收场,并且你的痛苦是不被同情的。另外,上司也有情绪低落的时候,当上司向你倾诉时,你只需要聆听和安慰,不要将个人感情搀杂在里面,牢记的一点是:你们只是工作关系。