毕业生档案整理工作
一、 填报学生档案去向信息
根据毕业生档案去向填报“毕业生档案交寄信息登记表”。由毕业生本人填报并签名确认,毕业生未能填报由负责老师填报,并加盖院系公章。(信息登记表内有两个表格:“档案交寄信息(电子版)”,“档案交寄信息(打印版)”,将“档案交寄信息(电子版)”表格的信息收集齐备发至就业办邮箱,将“档案交寄信息(电子版)”打印盖章交至就业办)
几种情况的填写说明:
1. 暂缓就业的同学:档案交寄地址为“广州市农林下路72号”,档案接收单位为“广东省高校毕业生就业指导中心”;
2. 攻读华师研究生的同学:档案交寄地址为空,档案接收单位为“华南师范大学研究生处”;
3. 留级等不能正常毕业的同学:档案交寄地址为空,档案接收单位为“‘留档原因’+留档”(留档原因为:留级、延迟学籍等)。
其他情况按档案交寄的实际情况填写。
说明:档案交寄地址以派遣去向为依据。档案一般寄到报到证主管单位,如果报到证有备注单位,看是否要求寄到具体单位,同时要看具体单位是否有人事接收权,若具体单位无人事接收权,档案仍寄到主管单位。广东省内各地市毕业生档案工作部门的地址可参考相关文档。
二、 档案整理前的准备工作
1. 准备好毕业生的各种归档材料。以下为参考目录
□ 党员档案
□ 团员档案
□ 大学生评优登记表
□ 行政处分文件
□ 大学体格检查表
□ 大学学习成绩单
□ 高等学校毕业生登记表
□ 实习鉴定表
□ 高校毕业生报到证存根
□ 授予学士学位通知书
□ 其他材料
(注:暂缓就业学生的预备党员材料不归档,党员材料由学院保管)
2. 领取档案交寄袋
领取信封交寄袋(机要信封),填写学生基本信息,在档案交寄袋封面填写学生档案编号、院系、专业、姓名、年级;密级为机密。交寄袋背面有档案目录,请填写基本信息,并将毕业生现有材料先入袋,并在目录处做标记。
三、 档案整理过程中的工作流程
1. 领取档案。
2. 检查入学时、大一、大二、大三入档的档案材料是否齐备(根据原有《档案目录》检查)。
3. 将所有材料装入学生档案袋,并在档案交寄袋背面目录相应地方画勾,若无相应内容,在“其它材料”一栏中补充)。
4. 再次检查档案袋里学生档案材料是否齐全(根据《档案目录》检查)。
5. 再次检查无误后辅导员在 “整理人”上签名,(每份档案要求两个同学负责整理、核查)。
6. 仔细将学生档案材料装入档案交寄袋(千万注意——不要张冠李戴!)。
7. 将条形码贴暂缓就业学生档案交寄袋横贴在左上角。注意一定要按条形码粘贴样式粘贴,否则拒不收档。粘贴样式见文后附件。
8. 所有档案按编号排序,按20份一捆绑好。将特殊或情况不明档案单独捆绑,并在档案上用铅笔注明情况。
9. 再次清点份数无误后,交回就业办,并做好登记。
10. 同时,上交毕业生交寄地址登记表(登记表需加盖院系公章)。
11. 同时上交暂缓就业协议书(一式两份)。(按条形码编号排序)。
四、 档案整理后的工作
1. 将暂缓就业毕业生档案及其暂缓就业协议书送至省就业指导中心
2. 将广州生源及到广州工作的毕业生档案(就业方案主管单位为广州市高校毕业生就业指导中心)送到广州市高校毕业生就业指导中心
3. 将到正常派遣的毕业生档案通过邮政交寄
4. 将直接升研到华南师范大学的毕业生档案直接送到校研究生处
5. 将就业单位是华南师范大学的毕业生档案直接送到校人事处
6. 将延长学籍(欠费、延长学籍一年)同学的档案暂留在学校
五、 注意事项
院系在整理档案时,是以班级为单位来整理档案的,所以在档案整理完后,档案的分类通常也是以班级为单位的,因此要检查档案是否根据院系的档案编号来排序,院系最后要以院系为单位整合毕业生的档案。
齐心协力,共同完成任务!
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