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分享秘书会议筹备方案范文

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文件编号： 5B-8D-21-E0-A1

秘书会议筹备方案范文

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第二节会议筹备工作
教学目标知识目标：掌握会议前准备工作的内容能力目标：掌握会议前期准备工作的基本方法，常用的会议通知和会议管理性文件的写法德育目标：培养终于职守，乐于奉献的职业道德，培养踏实、细致、周到、一丝不苟的工作作风。教学重点：会议前准备工作的内容教学难点：会议前期准备工作的基本方法,常用的会议通知和会议管理性文件的写法教学方法：案例教学法、实验法课时安排：三课时教学过程：【导入新课】第 2 页共 15 页

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办文、办会是秘书工作的内容，办会指的是办理会议事务的工作。办会，包括会议的前期准备、会中服务和会后服务几个环节内容。"凡事预则立，不预则废"，秘书在会议前期的准备中该做哪些工作？如何才能做好这些工作？这堂课我们告诉你这方面的知识，并帮助你掌握会议前期准备的方法。【讲授新课】一、会议前的准备内容会议前的准备工作内容有：安排会议议题、确定会议时间、确定与会人员、确定会议方式、确定会议场所、确定会议议程、确定会议日程、制发会议通知、准备会议必需品、布置好会场、准备会议文件资料。二、会议前期准备工作的基本方法 1．安排会议议题会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议的议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。如果没有明确的议题，开会的时候会出现怎样的局面呢？案例一：跑题会第 3 页共 15 页

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某部召开常委会议，学习上级下发的文件，与会的常委都是基层单位的领导，大家一段时间没有见面，聚在一起特别热闹，彼此都忙着交流信息，联络感情。开会前你争我抢地发言，会场静不下来。会议开始，主持人传达完文件的内容，让大家就文件内容表态时，会场上却出奇的安静。看报的，喝茶的，交头接耳的，就是没人往正题上说。这时，某领导发言了，挑头说起了与会议内容不相干的内容。会场立即活跃起来，整个会场生发出去，热热闹闹地跑了题。会议的时间很快到了，主持人无奈地只好宣布散会。同时，他让秘书整理一份会议讨论情况，向上级汇报。秘书心里想，大家都跑题了，什么都没有说，让我怎么写呢？ [提问]如何确定会议议题？（基本方法）一是由领导提出；二是由秘书部门上下广泛征求意见后，按重要程度、缓急程度提出，简要拟出"近期会议安排议题"的书面材料，送有关领导审定后纳入会议计划。这种书面材料一般按顺序逐条排列即可。 [小窍门] 一次会议的主要议题不宜过多。重大议题以一会一题为妥，议题多了会出现多个主题。安排议题时，要考虑与会人员的心理，将最第 4 页共 15 页

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重要的、最复杂的议题先讨论。因为人对首先接触的事物会产生新鲜感，对后接触的事物缺乏新鲜感。 2．确定与会人员合理确定与会人员，应根据会议性质、议题、任务，确定出席会议人员的范围、资格、条件等，与会人员一般包括主持人、记录员、来宾、会议代表、列席代表听众等。对出席会议的人数要有精确的统计，以便做好其他准备工作。如果秘书人员工作不细心，就会给领导造成工作上的被动，不信你看：案例二：漏了技术干部某集团军传达中央工作会议精神，要求传达到师以上干部。会议刚结束，就有几位老干部接二连三地打电话找军政委，问为什么不让他们参加会议，有的老干部还发起了牢骚，搞得军政委很窝火，还得一个劲地在电话里做检讨。放下电话一查，原来秘书处在通知参加会议名单中，忘记了这几位享受副师级待遇的技术干部。 3．确定会议时间第 5 页共 15 页

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会议起止时间，也称会期。确定会议时间力求科学，避免耗时费财，保证与会议有关的主要人员基本到会。确定会期的方法：（ 1）事先做一个调查，把握全体与会者都较方便的时间段。任意安排一个开会时间，可能会打乱某些人的日程安排。（ 2）选择与会者中关键人物最佳的时间开会，以保证这些关键人物集中精力开好会议。（3）避免会议召开期间与企业重要的经营活动冲突，或者避免打扰企业的正常运行。 4．确定会议方式根据会议议题和与会者的具体情况，考虑采用何种方式召开会议；或集中开，或利用电话、广播等方式分散开。 5．确定会议场所案例三：会场太小了某上市公司召开股东大会，会址选在公司的小礼堂。可是开会时来了很多股民，都是小股东。按以往情况，很少会有小股东来开会，会议第 6 页共 15 页

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人数一般按大股东预定，会场也不需要太大。现在小股东懂得行使自己的权利了，纷纷要求要求参加会议，这样一来，就出了麻烦，会场根本无法容纳到会的股东。面对指责。公司只得临时改换会址，搬到市体育馆，耽误了很多时间。 [小窍门] 如何确定会议场所？（ 1）大小适中会场的空间必须足够大，平均每个与会者拥有 2 平方米为宜。空间过大，彼此难以亲近，会议气氛会受影响。（ 2）地点合适宜定在与会人员比较集中便利的场所，距离主办单位也不宜太远，以避免给会务工作造成不便。会期长的可尽可能靠近住宿处，以方便多数人为原则。还需考虑环境的清静，保证会议不受干扰。外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便，考虑费用支出，考虑衣食起居的舒适等等。（ 3）附属设施齐全桌椅、照明、音响、通风、网络、通信、安全、卫生、餐饮、住宿、服务、娱乐、供电、交通等均要考虑。 6．确定会议议程第 7 页共 15 页

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会议议程是对已确定的议题列出发言或讨论的先后顺序。议程应当简明概略，并冠以序号将其清晰地表达出来。 7．制定会议日程会议日程是结合会议期间的所有活动作逐日的具体的安排。拟订会议日程要明确具体，并准确无误。日程安排大体包括：时间、地点、内容。 [小窍门] （ 1）重要的议程必须列在整个议事日程的前项。（ 2）必须合理分配各项议案的时间，为重要的事项留足时间。（ 3）注意效率，每次议程不必太杂，内容不必太长。（ 4）议程是提醒与会者做好准备，所以议程要提前发，可以和会议通知、日程安排一起发。（ 5）提前送发与议程有关的材料，可以减少会议讨论时间。（ 6）会议持续两个小时以上者，安排中间休息；会后还要留出社交时间。 8．制发会议通知。
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发会议通知主要有书面（文件、信函、请柬、报纸、墙报、海报等）、口头、电话、传真、电子邮件、广电媒体等多种方式，根据会议范围、会期长短选用。 [细节注意] 在发会议通知时认真确定与会人员的范围，保证给确定的每位与会者发送会议通知。通知的信封上应准确标明与会者的详细地址、工作单位、姓名等，并在显著位置上醒目地标出"会议通知"的字样。可将会议中使用的有关票证（入场券、代表证、座次号、编组名单以及就餐证、乘车证等）与会议通知一并发放。 9．准备会议必需品会议必需品有：纸、笔、本、签到册、座位名签；饮料、茶叶、茶杯、烟缸、纸篓；音响、录音、录像设备；通风、照明设备；电脑、投影、白板等演示设备；横幅、标语、气球、旗帜、会标、台布、花卉等宣传用品；磁带、票箱、奖品、代表证等特需用品。调配工作需要十分细致，关键是要做好登记，以免丢失，或者万一丢失，便于查找，以便购置。秘书人员可开列物品清单，以免遗漏。
10．布置好会场如何布置会场？第 9 页共 15 页

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（ 1）摆好会场座位：可以按不同的规模、主题选择不同的座位布局（各种座位的摆法见下图） A．日常办公会、小型座谈会，宜采用圆形、椭圆形、长方形、正方形、一字形、T 字形、U 字形、回字形等摆法，这些形式可以使与会人员坐得比较紧凑，消除拘束感，形成民主团结气氛。 B．中型会议，采用而字形、山字形、半圆形摆法，这些形式比较正规，有一个绝对中心，容易形成严肃庄重的会议气氛。 C．大型茶话会、团拜会、宴会，可采用星点式、众星拱月式，这些形式比较稳定，容易形成轻松和缓的气氛。 D．会见、会谈，主要形式有：马蹄形、圆形、长方形、方形，要注意宾主的位置，我国习惯客人坐在主人的右边，译员、记录员分别