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海河教育园区档案信息资源共享与实现
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呷回 力数奄 ＤＯＩ编码：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００７—００７９．２０１４．１４． １２５ ２０１４年第１４ 期 海河教育园区档案信息资源共享与实现 张金来 摘要：在海河教育园区建立各院校之间档案信息资源共享机制，实现档案信息资源共享是推动海河教育园区建设发展的内在要求。 目前国家教育部在全国各高校已经建立了信息资源共享平台，天津海河教育园区相继也建立了信息资源共享平台，各院校相继制定了信息 资源共享机制，为后续海河教育园区实现档案信息资源共享奠定了坚实基础。实现各院校之间档案信息资源共享也就成为可能。 关键词ｉ海河教育园区；档案信息资源；共享 作者简介：张金来（１９５８－），男，河北保定人，天津电子信息职业技术学院教务处，馆员。（天津３００３５０） 中图分类号：Ｇ６４７ 文献标识码：Ａ 文章编号：１００７—００７９（２０１４）１４—０２５４—０２ 当今全球互联网以及信息技术已经成熟，信息资源共享惠 及世界各地，人类为了获取某—方面的信息资源，再也不会受地 化、数字化、网络化为一体的社会，信息资源的共享呼之欲出。 天津海河教育园区信息资源共享于２０１２年３月７日启动，共实施４ 个共享项目，同样档案信息资源的共享作为人们的更高需求也 被期待着，现在大部分各高校传统的档案馆（室）提供利用的方 式多为馆（室）内查询，即档案社会公众、学生、教师等只有到相 关的档案馆（室）（以天津电子信息职业技术学院为例，到院长 办公室、教务处等职能部门）或者文件处理机构才能查询到自己 所需信息。而互联网改变 人们这一需求方式，改为通过网络对 域、时间、空间的限制。人们对信息资源的需求得到进一步拓 展，获取方式更加便捷。伴随着信息资源共享的涌人，各地政府 档案管理机构相继建立了档案信息资源共享机制。天津海河教 育园区被界定为全国职业院校改革示范区，有着独天得厚的优 质教育资源和高级专业技术人才，为此，实现海河教育区档案信 息资源共享必将成为可能。在海河教育园区建立各院校之间档 案信息资源共享机制，实现档案信息资源共享，是推动海河教育 园区建设、教育教学改革、经济社会发展的内在要求。 一 档案数据库以及相关的文献信息进行访问、浏览、检索，甚至下 载，即可得到所需的档案信息。这就给档案利用者提供了极大 的方便，人们可以不用跨馆寻找便可找到自己所需信息，适应了 、 实现海河教育园区档案信息资源共享的必要性 １．档案信息资源共享是档案管理工作的客观要求 经济社会发展的潮流。 二、目前海河教育园区各院校档案信息资源的现状 随着我国高校教育教学改革的不断深入以及海河教育园 区教育的发展，信息化、数字化、网络化在档案信息资源共享 中的应用。改变了人们对档案利用传统的获取手段，促使档案 管理服务方式、服务理念的转变。传统的档案馆管理往往以地 域为中心，忽视了对社会的服务，这就导致了档案管理服务范 海河教育园区各院校档案室均建立了档案文件级的目录数 据库，以天津电子信息职业技术学院为例，自１９５３年建校以来 案卷级目录数据库，￣１Ｊ２００９年，数字档案室建设项目经过３年建 设，完成了以卷改件的存档要求。档案室藏录像、录音、实物和 缩微胶片等多媒体资料的数字化处理，并转入档案全文数据库 围的狭窄，制约了档案工作的发展。随着社会信息化的发展， 社会公众对档案信息资源共享的期待，使传统档案管理在服 务理念上不得不从狭隘的服务到更宽领域的服务转变，而档 档案管理模式。其内容包括：档案信息资源数据库；数字档案资 源管理平台；信息资源管理平台；多媒体档案采编及展示平台 和档案信息资源共享服务平台；针对学院校园网和社会公众提 供方便快捷、安全可靠的档案信息网络化服务平台；以夯实档 案管理的服务方式转化为信息化服务，从而更好地满足园区广 大师生及社会不同群体的需求，是经济社会、信息技术发展的 客观要求。 ２． 是促进海河教育园区发展建设的内在要求 案信息资源数据库为基础、电子档案安全和标准规范为支撑体 系。目前园区各院校均已具备了＿七述条件。当前关键的工作任务 尽快搭建海河教育园区档案信息资源共建共享平台，待天津大 海河教育园区的建设发展对天津的教育、经济建设有着举 足轻重的战略地位。２０１ ｌ￣ｌ Ｚ３月已有７所高职院校进入海河教育 学、南开大学等二期院校全部进人，海河教育园区内实现实质 性档案信息资源共享就基本确立。 三、海河教育园区实现档案信息资源共享的可行性 １． 信息技术的发展及应用 园区。园区二期建设天津大学、南开大学等几所高校也要陆续 迁入园区。天津作为全国职业教育改革示范区，海河教育园区占 地面积３７平方公里，基本囊括了天津高等教育资源。为此加大海 河教育园区信息化建设，实现海河教育园区档案信息资源共享 是非常必要的。 随着科学技术的不断进步，现代信息技术已经深入社会各 个领域，其具有惊人的处理速度、精确的计算能力、极强的记 忆和严谨的逻辑判断能力，其数字化、数据库、多媒体、超文本 技术和网络通讯技术应用已经很成熟，实现档案信息资源的共 享，利用现代信息技术使档案信息资源突破时空的限制，为园区 ３． 经济社会的发展决定了对档案信息资源共享的需求 以国际互联网为标志的信息高速公路缩短 人们交往的距 离，也在不断改变着人们的生活方式和生活理念。一个集信息 ２５４
总第３０９期 不同院校及社会公众的档案利用提供更为便捷的档案查询服 务。另外，在档案信息资源共享的过程中，为了保证档案信息资 源的安全性，就必须采取一定的技术措施，而信息技术中的诸 如数字签名技术、防火墙技术、防范病毒技术以及数据加密技 术等都能为其提供安全保障。所以现代信息技术为档案信息资 源共享的实现提供了技术条件。 ２． 各院校为实现海河教育园区档案信息资源共享奠定了基础 （１）园区各院校经过多年的办学，在传统的档案工作中， 收集、整理、保管、编研了丰富的档案资源，为海河教育园区档 案资源的信息化奠定了强大的基础。现在档案工作则以利用为 中心、服务为宗旨，在传统的管理服务基础上，利用多种方式初 步探索出了档案信息资源共享之路。如建立目录中心、加强校区 馆际合作、编研交流、宣传展览等，这些都为园区档案信息资源 的共享铺平了道路。而随着电子信息技术的发展，海河教育园区 档案信息资源要依托网络，通过建立档案网站集群、虚拟专网、 分布式数据库等多种方式实现各校区的共享，这就使海河教育 园区档案信息资源在共享道路上迈出了坚实一步。 （２）教育部、海河教育园区信息资源共享平台的建立。教 育部在全国各高校先后建立了《高等职业院校人才培养工作状 态数据采集平台》、发布《教育部办公厅＜精品资源共享课实施 办法＞的通知》。天津海河教育园区信息资源共享如期实施，各 校区已进入了实质性操作，这些都是基于信息资源的共建、共 享，适应了我国高等教育的发展及教育教学改革的客观要求，也 为实现海河教育园区档案信息资源共享奠定了基础。 ３． 档案目录中心的建设 教育园区各院校经过多年的传统管理模式，集成了＿一套完 整的档案目录。并通过数字化转换，实行计算机数据库管理。也 为教育园区档案信息资源共享平台建设做了基础铺垫。 ４。 基于分布式数据库的档案信息资源共享 园区各院校档案馆（室）利用计算机、网络技术均实行了档 案资源数字化管理。将档案信息资源进行了有效整合，建立了园 区分布式的档案基础数据库体系，连接了海河教育园区所有院 校档案馆（室），通过这个平台为园区广大师生和社会大众提供 了丰富的档案信息资源。该数据库涵盖了分布式档案目录数据 库、分布式重要档案数据库和馆藏多媒体数据库三个规范化、 可共享的基础数据库。 四、海河教育园区档案信息资源共享的实现 要实现档案信息资源共享，必须建立健全一整套完备的共 享机制体系。其中包括：最主要的是实现档案信息共享的基础 性工作；建立健全科学化、标准化、规范化的共建共享管理机 制；先进技术在档案信息资源共享平台中的应用；档案管理人 才机制的建设，管理者的职业素质等。 １． 档案信息共享基础性工作 是指档案的全宗目录以及档案的归档、检索、查找、开发、 利用等原始信息数据库的建立等。这是实现共享的杨 部分，是 提供共享者信息来源的全部。另外，既然共享就要对园区各院 校档案信息资源进行有效整合，最大程度开发、利用档案信息资 工作实务交流 源，尤其是园区的５所高职院校，分别由几所学校整合而成，档 案管理分散。经过整合把档案信息资源基础工作做实，为实现 教育园区共享奠定坚实基础。 ２． 实现海河教育园区档案信息资源共享 就要建立健全统一规范、标准、科学、的共建共享管理机 制。即以教育部、国家档案总局《高等学校档案管理办法》（教 育部２７号令）为规范标准；制定《档案信息化标准管理办法》科 学管理制度等。这是实现共享的基本保障。 ３． 档案人才机制的建设 档案工作者素质的高低体现了档案管理水平的高低，其职 业素质对档案工作者来讲尤为重要。如岗位技能、文化水平、 继续教育、培训程度以及档案管理从业资格等。其中包括：对现 代信息技术掌握的程度，档案办公软件的使用、计算机网络技 术、多媒体技术、具有较高的科学文化知识、较强的服务意识和 敬业精神、掌握国家的法律、法规。海河教育园区依托园区各院 校优质教育资源，满足了实现档案信息资源共享的条件。 五、档案信息资源共享的安全技术保障 如果档案信息资源能够得到共享，计算机网络技术是根本 的安全技术保障。但是网络的不安全性面临着严峻挑战。为此， 因特网存在的安全隐患也成为档案信息资源共享不安全性的最 重要的一个因素。无论是操作系统、软件设计还是网络病毒攻 击，必须采取相应有效的防范措施。如建立防火墙及计算机人 侵检测技术、采取数据加密和身份验证技术；设置多层级密钥 技术；安装防病毒软件以及防病毒、木马、黑客攻击等，以保障 档案信息资源共享的可靠性、安全性 综上所述，实现海河教育园区档案信息资源共享是一项 庞大的系统工程，需要多方高度关注。笔者几经缜密思考，与 园区管委会海河教育园区信息资源共享平台建设构建基于档 案信息资源共享的实现进行了沟通探讨，分别到园区各院校进 行交流、调研形成共识，认为在海河教育园区架构档案信息资 源共建、共享是可行的。园区各院校有雄厚的优质教育资源、 强硬的技术支撑，并且建设成本低，并且有政府优惠政策的支 持。为此，实现海河教育园区档案信息资源共享，是信息资源 共享的重要组成部分，对园区的教育发展以及各院校的教育教 学改革、服务满足于园区广大师生及社会不同群体的需求必将 起到重要作用。 参考文献： 【１】李运峰，李安英．高校档案信息资源共享的实现构想［Ｊ］． 兰台世 界，２００８，（２２）． 【２］杨冬权．在全国数字档案馆（室）建设推进会上的讲话【Ｎ】．中国 档案报，２０１３—１０—１８（１）． 【３】丁莉．档案信息资源共享策略研究【Ｄ］．哈尔滨：黑龙江大学， ２００７． ［４】刘畅．赵红艳．档案馆信息资源共享系统建设研究『Ｊ］．兰台世界， ２０１３，（１１）． （责任编辑：刘辉） ２５５
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