公文写作要求与技巧

交流提纲

依据：

《中国共产党机关公文处理条例》

《国家行政机关公文处理办法》

国家行政机关公文格式GBT 9704-1999

《深圳市人民政府办公厅公文处理办法》

主要交流的内容

第一节 对公文的认识

第二节 我局公文常用文种及其使用技巧

第三节公文写作注意事项与心得体会

第一节、对公文的认识

一、什么是公文

现行有效的公文处理办法：中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》1996年5月3日实施。国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》,2001年1月1日实施。国家行政机关公文格式GBT 9704-1999

公文在我国历史上由来已久，它是统治阶级管理国家、处理政务以及记载各种活动情况的工具。

行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。具体来说公文作为传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规范性文件，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

行政机关公文的历史沿革：八十年代前，行政机关公文处理没有形成完整的制度；1981年2月，国务院办公厅制发了第一个较为系统的《国家行政机关公文处理暂行办法》；1987年2月，修订公布了《国家行政机关公文处理办法》，1993年再次对这个“办法”修订后发布。到2000年8月，国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》，就是现在所用的。我的认识现在，随着信息化程度的提升，电子签名法，政府信息公开、新保密法的实施、法治建设的深入完善，相信会有大的变革。

二、对公文的认识（七个方面）：

（一）公文是具有法定效力的法律依据、政策、指导。公文加盖了公章，便有了法律效力。有关上报的请示、报告、重大工作事项、规范性文件印发等，在分管领导签发的时，至少要呈主要领导阅到，不要到别人问起的时候领导不知道

（二）公文是一种礼仪。没有规矩不成方圆，“礼”不可擅越，不合规矩，就要闹笑话。一个文件印发后，相信99％的同志都不会从头到尾逐字逐句去看，挑关键的几个地方看，“3W”：who，谁做这事？通篇一浏览，没有我的名字业务，扔一边去；What，做什么事，有我了，看涉及到什么工作；When，什么时候做，什么时候报。细一点的同志还有个R（require），对我有什么要求。一些同志肯定更简化，2W就看完了，who、when，交代手下同志去做了。在拟稿核稿的时候，明明知道很多东西是废话，写了也每人看，但文件里面必须要有，必须去写，这就是礼仪。有时候，我们收到一些文件，看了就会很生气、很愤怒，相信大家都有过，比如把我们单位名称写错，某个现局、企业来信来函，要求务必于什么时间提供什么资料等。以已推人

（三）公文是官方的历史记录，是档案，固定格式等，代表了时代进步。1、反映了时代变迁。到档案馆查询时，工作总结等手写的；公文格式的电子公章、信息公开方式等。2、指导思想，比如“三个代表”、“科学发展观”、“推进发展方式转变”、“应对国际金融危机”。公文写作也是铁打的营盘流水的兵，人员经常变换，但工作都保留了下来。

归档公文的保管期限有永久、长期、短期三种，永久保存就是无限期地保存下去，长期保存一般须保存16年至50年左右，短期一般保存15年以下。划分方法具体如下：

(1)凡是反映本机关主要职能活动基本历史原貌的文件，应永久保存。这其中主要包括：本机关在工作活动中形成的重要文件；下级机关报送的有关重要问题的请示、报告等。（2）凡是在相当长的时间内机关需要查考的文件材料，应长期保存。（3）凡是在较短时间内本机关需查考的材料，应短期保存。如上级机关或同级机关颁发的非本机关主管业务，但需执行的决定、通知等。

（四）公文成本巨大，产生社会影响，发文需要慎重

一份公文执行起来，从其产生到办结，中间涉及到众多环节、人员，影响到第三方利益，涉及巨大的行政成本，按照蝴蝶效应和混沌理论，这份公文一旦生效，就已经影响了历史进程了，这不是危言耸听，故意夸大。大到我们的法律，计划生育基本国策，中到我们市的政府法规规章制定，小到我们局发一个规范性文件，向政府申请一个项目立项，，各个单位向市局申请一个项目用款，召开一次会议。

（五）公文代表了一个单位的管理水平、工作态度和基本素质，可以反映一个单位的执行力与工作效率

按照公文处理办法，一份公文完整的处理流程，需要经过拟稿、意见征求、部门定稿、综合部门核稿、分管或主要领导签发、排版、校对、用印、登记、分发、拟办、办理、归档、档案管理等诸多环节。因为每一个环节的要求都是公开透明的，拿到一份公文，一个单位的管理水平、基本素质就一目了然了。比如仅看公文格式、排版、一级二级三级四级标题的编序，看文头纸、看签发人，看成文日期和印发日期，就看得出整个单位的执行力和工作效率；比如看公文文种、看公文是否有错别字、是否按照要求留电话联系人、是否一事一请、该请示却用报告、该报告却又请示、该用函却又请示又报告，该用函却用通知，等等，就可以看出这个单位办公室公文管理体制是否完善、各个环节的人员办事是否坚持原则、精通熟悉业务；又如，一个单位如果经常发紧急公文，一个文件发出后要多次沟通协调，甚至重新办理，可以看出一个单位管理是否混乱、制度是否健全。还有，文件中故意忽略某些关键环节，缺少某些关键材料（比如说附件或其他材料另行送达）、要求某事如何如何办理，又不提供理由，还可以从中揣测出一些意味深长的东西。

同理，我们自己在草拟或发文的时，以上细节同样也暴露给了别人；在审核代拟稿的过程中，对照办文依据的要求，有些文件的回复有的语焉不详、有的缺少别人必须要求提供的资料，有的答非所问，有的详细到把普通工作人员所做的工作都列入了其中，诸如此类，真的很有趣。

（六）公文代表了一份责任。一份公文从加盖上印章开始，那就不再是几页A4纸，就不再代表自己的意志，而是一个政府的公权力，所有经手的人都要为之承担责任。

（七）公文代表了个人的综合能力素质、工作态度、责任心。

第二节 我局公文常用文种

尽管有统一的规定，省、市、各级各类部门、大专院校、企业事业等等单位，都有自己的公文处理办法。结合了本地区本部门的实际。我们所要执行的，以市政府为基础，融合了机构改革后三局的实际，与国家、市政府、各部门相比，有共性，也有个性。我们要执行的是局的规定。

（《中国共产党机关公文处理条例》，1996年5月3日实施。规定了14种党的机关公文种类：（一）决议；（二）决定；（三）指示；（四）意见；（五）通知；（六）通报；（七）公报；（八）报告；（九）请示；（十）批复；（十一）条例；（十二）规定；（十三）函；（十四）会议纪要。2、国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》,2001年1月1日实施。规定的公文种类计有十三类、十四种，包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。）

国家行政机关公文格式GBT 9704-1999,《国家行政机关公文格式》(国务院办公厅秘书局编,2000.11)

《深圳市人民政府办公厅公文处理办法》

（三）我局《公文处理办法》的简单解读――另附

二、我局机关常用公文的主要种类及使用技巧

常用的公文种类主要分为决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共十一类，简要介绍如下。

（一）决定：“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。

1．表彰决定： 2．处分决定。3．关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。

（二）公告：“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。

第一类是向国内外宣布重大事项的公告。它通常以国家机关名义或者授权新华社宣布。

第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告。这类公告按法定程序发布的。如公布企业破产的公告，企业换证公告，质量监督公告等等。

第三类是向特定对象发布的公告。如公告结案，公告送达

公告内容单一，篇幅一般比较简短，标题可以写成三种形式：由发文机关、事由、文体组成；由发文机关、文体组成；只有文体这一要素组成。正文简明扼要地写出公告依据、公告事项。一般以“现予公告”、“特此公告”作结语。

三、通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

通告文种使用的比较多，时常见诸报端。如公安部门发布的车辆年检、交通管制的通告，我们局发布企业年检通告等等。

通告的标题大体有三种：一是由发文机关、事由和文种三部分组成；二是只有发文机关和文种组成；三是只写文种《通告》。正文一般由目的根据、规定事项和要求三部分内容构成。以“特此通告”、“此告”等词语结尾。

拟制通告要注意三点：一要突出中心。通告常常带有法规的性质，要明确“允许做什么和不允许做什么”。力求简明易懂、有章可循、有规可依。二要体现方针政策。必须正确地把握方针、政策，熟悉有关事项的具体情况。三要通俗易懂，切忌语言含糊，公众难以理解。

公告与通告的区分使用，我自己目前区分也不是很清，使用也较少，历来大家使用也有一个习惯性的问题。下来还要继续研究。

（四）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。我们在办理公文中发现一些地区和单位在使用通知时存在这样几个问题：一是标题繁琐。比如出现几个“关于”或“通知的通知”等情况；二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确；三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应当注意以下几点：

1．标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词“关于”再加事由和通知即可。要注意在标题中除引用法律法规和行政规章时可加书名号外，一般不加标点符合。在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。可以采取两种办法解决：一是对各个转发通知都提出了具体要求的，可以综合改写为一个新的“通知”，贯穿全部内容或主要精神。二是对非政策性文件，几个转发通知又无新要求的，可以减少中间层次，直接转发第一层。书名号：法律、法规、规章以上加，规范性文件以下不加。

2．批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，组成了批转性或转发性通知。如印发方案、转发文件等，不用列出“附件”。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。有的照批照转，只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求，目前我局从减少公文发文的角度，以明确不再另外行文，通过OA直接处理即可。如：“省经贸委《关于1998年经济运行调控方案》已经省政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。”有的强调重点，在写明态度、评价和要求之后，再结合实际情况，对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神，突出加以强调，以引起重视。有的补充完善，对所转发的公文除作出基本肯定外，还就其本身不够完善的地方作些补充、说明，这个通常另行发文。但一般情况下，批语和按语不易过多，以免与转发、批转文件内容重复。

3．要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。

4．要根据转发公文的不同情况，恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”、“基本同意”等词语；提出要求希望的“希遵照办理”、“请认真贯彻执行”、“请研究执行”、“请参照执行”、“供参考”、“请研究试行”等词语。

5．任免通知。除法定机关的主要领导人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只写明经某级组织决定，任命（或免去）某人担任某项职务即可。有的还写明任期和待遇。

6、会议通知：按照时间、地点、参会人员、内容、有关要求顺序来写。正式加盖公章的，无需写上“经局领导同意”。

（五）通报：“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。

通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。

（一）表扬性通报：正文一般包括先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四个部分。

先进事迹是这类通报的主要内容。在直述式通报中，这部分内容直接在通报中叙述，写得详细些，要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。要实事求是，不能任意夸大、渲染。要重点突出。在转述式通报中，这部分内容已出现在通报的附件中，就不必再重叙述先进事迹了，只须概括地强调或突出要点。

表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常写在通报的末尾部分。

希望和要求，既包括对被表彰者的勉励和期望，又包括对广大群众的号召和希望。针对当时形势需要有感而发。

（二）批评性通报：这类通报是通报中使用得最多的，它的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批评处理外，着重是要从被通报的事件中吸取教训，以典型事例对群众进行教育，以防类似事件的发生。其惩戒作用十分突出。

正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。

（三）情况通报。不相隶属的部门之间在用，我们自己也在用，目前较多。 “通报……的函”

（六）报告：“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。

报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。

1．工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。正文，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上，每一部分可标出序数分项写，或列出小标题来写。

工作报告可以写成综合性的，也可以写成专题性的。

综合性的工作报告全面工作总结。

专题性的工作报告，它可分为（1）总结经验的（2）专题工作报告和研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结，它不需要答复。

专题工作报告，通常是就落实、开展、加强、发展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告，它不一定在工作结束后才写，常常是在工作进程中，待工作告一段落时写好，待上级答复、批转。

2．情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后，向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。向上级提出工作建议的报告，也属这一类。

3．答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分，写法比较自由。有的先写依据，后答复；有的边写依据，边答复。

形成报告，尤其是向新区管委会、向上级部门：一是拟稿单位要认真研读来文要求，要认真研判领导的批示和办理要求。不看清，就会存在你要你的、我说我的情况，回复要简约得当；

二是报告主送单位要搞清，有的文件说直接把情况反馈给某某内设机构，但我们自己行文的时候不能这样。

（七）请示：“适用于向上级机关请求指示、批准”。

请示可以分为三种类型。

第一种是请求指示的。对上级制定的方针、政策、法律、法令、法规、规章或某项指示有不同理解，希望上级明确解释，或者从实际出发需要对某项规定、制度、指示作出修订、补充。

第二种是请求批示、解决问题的。请求上级机关解决本单位的某些困难，或对本单位的某个问题提出处理意见请求上级批复而写的请示，就属这一类。——加入自己的理解，请上级批示。

第三种是请求批转的。某职能部门针对新情况、新问题提出了解决的办法和措施，即因为不能直接要求平级或不相隶属的机关部门照办，而需要请求上级审定后批转有关方面执行，这样上报的请示，就属这类。这类请求批转的请示，容易同研究工作的专题报告混淆，写作时尤其要注意。——

请示结尾常以请求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否？请指示”、“当否？请批复”、“以上意见如可行（或如无不妥），请批转有关单位执行”等。撰写请示应注意：

第一，要控制使用，当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示，把矛盾上交。

第二，要一文一事为宜，切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。

第三，要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。

第四，报告不得夹带请示事项。

技巧：请示时常常需要向上级说理，陈述理由。如果一个请示太长，其中涉及到介绍背景的，有报告之嫌，有的请示事情复杂，如果在正文中说理就去了8、9页，看的领导肯定有意见，处理的建议是开门见山，直接写“就某某问题请示如下”，前面或后面几行文字说清情况，把需要请示解决的问题列成条目，然后将有关陈述理由作为附件。

（八）批复：“适用于答复下级机关的请示事项”。

批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作发表指示、意见，对受文的下级有约束力，特别是关于重要事项或重大问题的批复，往往有明显的法规作用。批复中对答复的问题应态度鲜明，观点明确，不能模棱两可，使人无所适从。

批复的正文分为批复根据、批复事项两部分。

批复如果不同意下级的请示，则应简要说明理由，以利对方接受，及时作出相应安排。撰写批复时应注意：

第一，批复要紧扣请示明确作答，不要答非所问，复非所求，节外生枝。有时以有关法规、文件精神为依据答复问题时，应写明引据出处，以备执行中查考。

第二，批复内容若涉及其他部门，起草批复时应同有关部门会签或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。

第三，批复一定要有明确的受文单位。有的在标题中就标明了受文单位。正文结尾可写上“特此批复”、“此复”，也可以不写。

第四、市局的批复一般会抄送其他有关部门遵照执行。

（九）意见：“适用于对重要问题提出见解和处理办法。”

意见是《办法》中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作为上行文，可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。作为下行文，可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。

此类文种我局较少使用

（十）函:“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。

函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。

较为正规的公函，格式可分为三部分：

开头，包括标题、编号和受文单位。标题可由事由、文种组成。

正文是函的主要部分，要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚，以便得到对方的支持、理解或回答。复函，要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复，不能含糊其词，模棱两可，不着边际。

结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的“为要”、“为盼”、“为感”、“为荷”，复函的“待此复函”、“此复”等。

撰写函件应注意：

第一，要写得内容专一、集中、中心突出，一般要一函一事。

第二，要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。

注意：1、常见的问题是标题为“函”、“公函”、“复函”，写清事由，也反映了概括能力。

（十一）会议纪要：“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。

体现的是集体决策。

根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。

办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议，局务会都有固定的文头。

第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员，（局务会的列席人员通常写在正文之后）等。若会议只有一个议题，可以写明专题研究讨论的议题名称。如：专题研究了如何处理深惠边界违法建设问题等。

第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定，布置的工作、任务，将要采取的措施和要求等。

撰写会议纪要应注意：

第一，会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，因此，要定好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；要按照会议精神和领导工作意图，对材料进行分类和筛选；要对选用的材料进行分析和综合，围绕中心组织好材料。

第二，纪要篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述，如“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议号召”、“会议决定”之类。

第三，会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神，其内容必须真实、准确。因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力作好会议记录。现在可以辅以录音

会议纪要存在的问题：

1、有的把会议纪要当新闻写，……；

2、估计是想突出领导，说某某领导要求什么，实质上就是把会议集体决策当成了领导自己的私人意见，这对领导都非常被动，事情好了，在该领导的同一层级会造成矛盾，层级式这人自己做出的，而实际上任何工作都不是孤立的；在其上级眼里成了这名领导树个人权威；事情坏了，这名领导首当其冲承担责任。

3、会议纪要不得作为对外行政的依据。强调依法行政，切记不要拿着一份会议纪要就去办事了。会议纪要只是表示内部的一种态度，同意某某去办某事，同意某某事情按照某某要求办理，明确一些规则。会议纪要议定的事项只是一个办文依据，其他还要走程序的必须继续往下进行。比如会议通过了某某规范性文件，只是说在我们局内部完成了程序，下来还要走报法制办审查、必要时报市政府审定、政府公告等程序；比如局务会同意了使用多少款项对监管所进行维修，并不是说直接就去做了，而是要按照规定要求，该报发改部门立项的、该向财政申请同意的，这些程序一个都不能少。

第三节 公文写作注意事项

一、存在的突出问题：

1、意思表达不够清晰清晰、准确。公文要做到文字简炼、情况真实、观点明确、表述准确、结构严谨、直述不曲，条理清楚、合乎逻辑，名称、术语、引文、数据准确无误，遣词造句、标点、字词规范，戒在公文中使用文学修辞用语、抒情语调，篇幅力求简短。

2、人名、地名、单位名称、数字、引文不准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日，一般不用“今年”、“明年”等词来表述。应使用国家法定计量单位。

3、文种使用不正确。通知与函。经常会有这种情况，请不相隶属的外单位参会用“通知”。解决办法：对外单位用邀请函，主送单位一是全部列出，二是空出主送单位手写——防止一个问题，即该单位不知道有谁参加，解决办法可以将邀请参加的单位在文中全部列出。意见征求函，主送单位一是全部列出，二是空出主送单位，解决办法同上。通报与函。对外通报情况不用通报，用“通报……的函”。为显得客气可用。请示与报告。一事一请，请示中不能混杂报告。请示、报告与函。误以为找某个部门办事就要用请示，或报告，平级单位请求或协商的事项，是履行政府的职责分工。经常听到的就是“给财政打个报告”实际前者应是去函。

4、用词不当或格式不正确。比如引用平级单位文件内容，经常会表述为“根据《规划国土委坪山管理局XXXXXX》指示精神”、在函件的回复中，常用“我单位高度重视，……”。在公文格式方面，把会议纪要写成新闻稿或记叙文，文体完全不符合公文格式。

5、经常出现笔误等低级错误。拟稿、核稿时一定要认真仔细，对于外送外报的公文，要仔细检查文字，杜绝缺漏破损，杜绝因五笔输入、拼音输入带入的错字，杜绝使用已有稿件修改时漏掉的日期单位等。（这种笑话比比皆是，比如四川省巴中市市政府将放假通知的“中秋”节写成“端午”；2008年抗震救灾后某表彰通报标题写成“关于表彰搞垮抗震救灾的通报”，别人看来是笑话，对自己就是悲剧了。）

6、拟制公文，应当根据实际需要确定紧急程度。填写“一般”“紧急”“特急”，一般两天内发稿，紧急1个工作日内发稿，特急要求立即核稿审批校对发稿。草拟公文单位要把握好时间安排，避免经常性制发“紧急”公文，导致正常工作部署被打乱。比如下班前，发“紧急件”、“特急件”。

二、其他注意事项

1、除了局领导交办事项和紧急突发事件除外，不直接送文给局领导个人。

2、不要越级行文。

3、不要多头主送，滥抄滥送的。

4、认真选择区分文种，“请示”与“报告”不分或合用，“报告”与“意见”不分的。

5、“请示”要标注签发人（会签人）、联系人和联系电话。

6、应使用本单位文头纸报文，正式文件要加盖单位印章。

7、不要以复印件、白头签报件、手写稿、A5纸报文。

8、反馈意见件时要附征求意见原件、需附办文依据未附办文依据的。

9、不要以除综合科外对外的内设机构正式行文、正式文件的主送单位。——越俎代庖了。

10、报文时间与成文日期相隔不要超过5个工作日。

11、涉及其他部门职权范围的，要征求意见，并予以说明。

12、要符合国家法律、法规、有关规定要求与政策要求。

13、代领导所拟的讲话稿，放在领导讲话席上时，要逐页检查页码、避免缺漏。

14、公文拟办时，要先行通读文件，找出我局职责的工作，明确主办单位。

15、认真审核判断公文的公布与公开方式，防止公开方式不当引发公共事件（此前建设局处级干部疗养的文件挂到外网）。

16、公文中引用的法律、法规、规章及上级文件等要标识出处（标题、文号等）。对引文要进行核实，确保其准确性和时效性。同时将引用原文复印附在草拟公文底稿后（绝密件和注明不准复印的除外）。一般不要引用领导同志没有公开发表过的讲话或指示。

17、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。制发公文时一般不得使用字母词（由字母构成或其中包含字母的词语），确需使用字母词的，应在首次出现时以括注方式注明已经国务院语言文字工作部门或其他有关部门审定的汉语译名。不能确定字母词准确汉语译名的，要主动征求语言文字目标或其他有关部门的意见，使用其推荐的汉语译名。