1 总则 Quy định chung

1.1为了规范公司对收发文的管理，提高文件的利用效率，进而提高公司工作质量和工作效率，特制定本规定。

Nhằm quy phạm việc quản lý nhận, gửi công văn của công ty, nâng cao hiệu suất sử dụng văn bản, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc trong công ty, đặc biệt lập ra quy định này.

1.2公司文件是传达方针政策，发布公司规章制度、请示、指示和答复问题，指导工作，报告情况等的重要工具。因此，必须认真做好文件收发的管理工作，有效地为公司服务。  

Văn kiện của công ty là công cụ quan trọng để truyền đạt phương châm, chính sách, thông báo quy chế, quy định của công ty, xin ý kiến, chỉ thị và trả lời vấn đề, chỉ đạo công việc, báo cáo tình hình…Do vậy, phải nghiêm túc thực hiện công tác quản lý nhận, gửi công văn, phục vụ công ty một cách hiệu quả.

1.3公司所收发文件由办公室统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。办公室指定专职人员负责收文和发文管理工作。收发文人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记表和发文登记表。办公室必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。

Việc nhận, gửi công văn của công ty do văn phòng tổng hợp thống nhấtký nhận, gửi, chuyển phát, bảo quản và đăng ký vào sổ, phân loại hồ sơ. Văn phòng chỉ định nhân viên chuyên trách chịu trách nhiệm công tác quản lý nhận và gửi công văn. Nhân viên nhận, gửi công văn phải căn cứ tài liệu, văn kiện liên quan, điền “bảng đăng ký nhận công văn” và “bảng đăng ký gửi công văn” đúng sự thật. Văn phòng phải làm tốt công tác quản lý nhận, gửi công văn theo nguyên tắc chính xác, kịp thời, an toàn, thống nhất.

2 发文管理 Quản lý gửi công văn

2.1 发文，发文办理是指公司对外发出的公文，首先要拟稿，稿子写好后要送部门负责人审核，然后报请有关领导人签发，签发后送印，印制好校对后发出。

Gửi công văn, thực hiện gửi công văn là chỉ việc công ty gửi công văn ra bên ngoài, đầu tiên phải thảo sẵn bản thảo, bản thảo viết xong phải gửi người phụ trách bộ phận thẩm duyệt, sau đó báo cáo lãnh đạo có liên quan ký phát, sau khi ký phát thì đem đi in, in xong thì đối chiếu rồi gửi đi.

2.2发文办理主要包括以下几个工作程序：

Thực hiện gửi công văn chủ yếu bao gồm một số trình tự công việc sau đây:

2.2.1拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

Soạn thảo: Công văn, nghiệp vụ hàng ngày và văn kiện có tính nghiệp vụ của công ty do các bộ phận chức năng có liên quan chịu trách nhiệm soạn thảo, yêu cầu bản thảo phải có nội dung đúng tình hình thực tế, quan điểm đúng đắn, thứ tự rõ ràng.

2.2.2核稿：核稿是指由拟稿部门负责人或分管领导对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。 

Phê duyệt bản thảo: Phê duyệt bản thảo là chỉ việc người phụ trách bộ phận soạn thảo hoặc lãnh đạo phân quản tiến hành kiểm tra, đối chiếu, chỉnh sửa bản thảo đã được soạn, chuẩn bị cho việc ký phát.

2.2.3会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。 

Ký chung: Mọi công văn có liên quan đến những việc của các bộ phận khác, đều cần các bộ phận liên quan cùng ký tên. Sau khi các bộ phận có liên quan cùng ký tên, văn phòng tiến hành đối chiếu lại công văn, nội dung đối chiếu chủ yếu là xem đã thương lượng, cùng ký kết chưa, loại công văn, quy cách công văn có chính xác không.

2.2.4签发：其中部门类文件由分管领导签发，公司类文件由总经理签发，对外政府类文件由董事长签发。

Ký phát: Công văn thuộc loại của các bộ phận thì do lãnh đạo phân quản ký phát, công văn thuộc loại công ty thì do tổng giám đốc ký phát, công văn thuộc loại đối ngoại với các cấp chính quyền thì do chủ tịch hội đồng quản trị ký phát.

2.2.5用印：用印是对已签发的文件进行盖章。

Đóng dấu: Đóng dấu là chỉ việc tiến hành đóng dấu cho văn kiện đã ký phát.

2.2.6发文登记：发文登记是指由办公室将待发公文登记造册，以备存查。

Đăng ký gửi công văn: Đăng ký gửi công văn là chỉ việc văn phòng đăng ký, vào sổ cho công văn đang chờ gửi đi để bảo lưu kiểm tra.

2.2.7分发：分发是指由综合部行政人员把用过印并已登记过的公文通过适当的方式（如邮寄、传真、电子邮件、专人递送、来人签收等）传递给收文单位。

Phân phát: Phân phát là chỉ nhân viên hành chính của phòng tổng hợp dùng phương thức thích hợp (như gửi bưu điện, fax, email, nhân viên chuyên trách gửi công văn, người được cử đến ký nhận…) chuyển công văn đã được đóng dấu và đăng ký cho đơn vị nhận.

2.2.8存档：在发文办理流程结束后，办公室按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，扫描电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。 

Lưu trữ: Sau khi kết thúc quy trình làm thủ tục gửi công văn, văn phòng phải tiến hành lưu trữ đối với mọi công văn đã gửi đi theo yêu cầu phân loại hồ sơ, văn kiện (bao gồm 2 bản: bản thảo, bản chính, tài liệu bản scan điện tử, đồng thời phải định kỳ sao lưu hồ sơ tài liệu bản điện tử sang ổ cứng chuyên biệt).

3 收文办理 Thực hiện nhận công văn

3.1收文是指外部机关送达公司的公务文书和材料，包括文件、电报、其他文字资料等。收文办理是指对来自公司外部的文件所实施的处置与管理。

Nhận công văn là chỉ các loại giấy tờ, tài liệu công vụ, bao gồm văn kiện, điện báo và các tài liệu chữ viết khác do cơ quan bên ngoài giao đến công ty. Thực hiện nhận công văn là chỉ việc thực thi xử trí và quản lý công văn đến từ các bộ phận bên ngoài công ty.

3.2收文办理主要包括以下几个程序：

Thực hiện nhận công văn chủ yếu bao gồm một số trình tự công việc sau đây:

3.2.1签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。收到来文，首先要看清是否属于本单位收文，然后清点，核实来文数量、封皮编号与投递是否相符，检查文件装封是否破散，密封条是否被拆等情况，检查无误后，方可签字、盖章。

Ký nhận: Ký nhận là chỉ việc người nhận công văn ký tên trên giấy đưa công văn hoặc sổ gửi công văn, biểu thị đã nhận được. Nhận được công văn đến, đầu tiên cần xem rõ có phải công văn thuộc về đơn vị mình hay không, sau đó kiểm đếm, xác thực số lượng công văn đến, số hiệu trên phong bì có khớp với công văn đã phát không, kiểm tra các tình trạng: phong bì đựng có bị xé rách không, mép dán có bị tách ra không, sau khi kiểm tra không có vấn đề gì mới có thể ký tên, đóng dấu.

3.2.2收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。

Đăng ký nhận công văn: Đăng ký nhận công văn là chỉ việc tiến hành đăng ký, viết số nhận công văn cho công văn nhận được. Tiến hành phân loại công văn nhận được theo cơ quan hoặc bộ phận gửi trước rồi tiến hành đăng ký lần lượt theo từng hạng mục ngày tháng nhận công văn, số thứ tự nhận công văn, đơn vị gửi công văn, số công văn đến, tên công văn, số lượng…

3.2.3批示办理：在收文登记后，由办公室主任提出办理意见和建议，送请主要领导人批示后交有关部门办理。

Thực hiện phê duyệt: Sau khi đăng ký nhận công văn, Chủ nhiệm văn phòng sẽ đưa ra ý kiến và kiến nghị giải quyết, sau khi trình các lãnh đạo chủ chốt phê duyệt thì giao cho các bộ phận có liên quan giải quyết.

3.2.4传阅：需要传阅的文件，要按批示意见传阅。传阅中，应先送主要领导和分管领导阅：各部门间安排主管部门先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见，要按领导同志的意见，做好补办工作。文件传阅前，要认真登记，阅完后进行检查，随时掌握文件的去向

Truyền tay đọc: Văn kiện cần truyền tay đọc thì phải truyền đọc theo ý kiến phê duyệt. Trong khi truyền đọc, thì cần gửi cho lãnh đạo chính và lãnh đạo phân quản đọc trước: giữa các bộ phận hì bố trí cho các chủ quản bộ phận đọc trước. Sau khi lãnh đạo xem xong cần ký tên, ghi chú thời gian xem. Nếu có ý kiến phê duyệt thì phải làm các công việc bổ sung theo ý kiến của lãnh đạo. Trước khi truyền đọc công văn, phải đăng ký nghiêm túc, sau khi truyền đọc xong thì tiến hành kiểm tra nắm bắt phương hướng văn kiện bất cứ lúc nào.

3.2.5承办：承办是指按照领导人的批办意见，由相关的业务主管部门或负责人具体承担收文的办理。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。

Thực hiện: Thực hiện là việc người phụ trách hoặc các bộ phận chủ quản nghiệp vụ có liên quan đảm nhận cụ thể việc giải quyết công văn đã nhận theo ý kiến phê duyệt của lãnh đạo. Bộ phận thực hiện sau khi nhận được văn kiện cần giải quyết, phải nghiêm túc, kịp thời xử lý, đối với công văn khẩn thì công văn đến lúc nào phải giải quyết ngay lúc đó.

4 无论是收文还是发文，都要按档案管理有关规定进行科学管理。已发出的公文，要把定稿、存本管理好，以备查考或归档；收进办结的公文，也要妥善保管，以备随时调用。 

Bất luận là nhận hay gửi công văn đều phải tiến hành quản lý một cách khoa học theo quy định có liên quan về quản lý hồ sơ. Công văn đã gửi đi, cần quản lý tốt bản thảo đã hiệu đính, bản lưu để phòng khi cần tra cứu tham khảo hoặc sắp xếp hồ sơ, công văn nhận được cũng phải bảo quản thỏa đáng để có thể trưng dụng bất kỳ lúc nào.

5公文管理主要包括以下几个程序：（一）制定立卷类目表：按照档案管理的有关规定结合公司的实际情况制定公司立卷类目表。（二）存档：按立卷类目表上规定的项目准备卷夹或橱柜，并随时把已办完的公文归到相应的文件夹或类目里面。（三）调用：对已经归卷的任何一份公文要能随时调出，以便为公司工作服务。

Quản lý công văn chủ yếu gồm một số trình tự dưới đây: 1. Lập mục lục hồ sơ: lập mục lục hồ sơ theo quy định có liên quan đến quản lý hồ sơ kết hợp với tình hình thực tế của công ty. 2. Lưu trữ: chuẩn bị file đựng và tủ hồ sơ theo hạng mục quy định trên mục lục hồ sơ, đồng thời lưu các công văn đã giải quyết xong vào các file hồ sơ hoặc trong hạng mục tương ứng. 3. Trưng dụng: Bất cứ lúc nào cũng có thể trưng dụng một công văn bất kỳ đã được đưa vào hồ sơ để phục vụ công việc của công.

6 附则Bổ sung

6.1 Biện pháp này do Phòng hành chính nhân sự soạn thảo, người phụ trách kiểm tra.

本办法由人力行政部起草，负责人审核。

6.2 Sau khi hội nghị văn phòng tổng giám đốc xem xét thông qua, thì thực thi biện pháp này 本办法由总经理办公会审议通过后实施。

6.3 Bản quy chế này do Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm giải thích.

本办法由人力行政部归口、解释。

　俗话说得好：“滴水之恩，当涌泉相报”.知恩图报，是做人的良知；忘恩负义，被人们所不齿。

　　何谓恩情？恩情即施惠人给受惠人的好处，恩惠情谊。恩情言其大，有“养育之恩”、“救命之恩”  ;恩情言其小，有“滴水之恩”、 “帮扶之恩”……大恩大德，人们会没齿不忘，刻骨铭心；小的恩惠，我们同样会念念不忘，记挂在心。

　　恩情，难以用确切的言辞来表述，只能用心灵去感受，用行动去报答。

　　恩情，就是当你身处困境时，有人愿意帮你的那份情；恩情，就是当你失意落魄时，有人不离不弃的那份情；恩情，就是当你遇事有难时，有人无私帮助你的那份情。

　　做人千万不能忘恩，忘了恩，就负了义；忘了恩，就负了人；忘了恩，就没有了良心！

　　何谓真情？真情，就是寒冷时的一把火，让人感觉暖意融融；真情，就是严冬里的一轮暖阳，它的光和热都洒在了你的身上；真情，就是黑暗中的一盏灯，照亮了你前行的方向；真情就是一眼清泉，滋润着每个人的心田，让我们精神旺盛，生命茁壮！

　　真情，就是一首动听的歌曲，它能将你的烦恼驱赶；真情，就是一个灿烂的微笑，它能让你心花怒放；真情，就是一场及时雨，它能让你干涸的心灵滋润舒畅！

　　真情，是无私的奉献；真情，是真诚的情谊；真情，是纯洁的爱心。做人，真情不可少，感恩最重要。一颗感恩的心，人人都需要；有了感恩的心，彼此都温暖；捧出感恩的心，个个皆欢笑。

　　恩情很贵，真心难得，真情莫伤。伤了真情，就伤了真心，伤了真心，就伤了好人，伤了好人，就落下了悔恨。

　　恩情最怕忘，真情最怕伤！

　　母亲的恩情不能忘，生我九死一生，养我含辛茹苦，襁褓中奶我喂我，怀抱中亲我宠我，双手中托我举我，出门时想我盼我，病痛中怜我惜我。

　　父母的真情不能伤。自古以来，父母千万倍的付出，难以换回子女百分之一的回报。父母一生真情付出，他们用心血和汗水滋养我们成长、成熟和成功，谁如果伤害了父母的真心真情，谁将悔恨终生！

　　老师的恩情不可忘，老师的真情不可伤。为人之师，尽心尽力，小小三尺讲台，乃育人之天地；看那满头银发，皆是岁月里积聚。绞尽脑汁，为让学生们多获取些知识；千方百计，为的是让自己问心无愧，良心得到慰藉。

　　朋友的恩情不可忘，朋友的真情不可伤。真正的朋友，总能想你所想，急你所急；真正的朋友，总是雪中为你送炭，风雨中为你遮风挡雨。当你遇有不顺时，他总是无私的帮助你，热情的鼓励你，真心的支持你，关键时候能够舍己为你！我们怎能忘记好朋友的恩德？我们怎能伤害好朋友的纯真情谊？

　　恩情，不分轻与重。养育之恩， 指点之恩，  滴水之恩，所有的恩，都是不容忘记的恩！

　　真情，不分淡与浓。父母真情，恩师真情，朋友真情，所有的真情，都是不容伤害的情！

　　人生在世鸣警钟，为人行事要记清：恩情无关大与小，真情不在富与穷。忘啥不能忘恩情，伤啥不能伤真情！