学生会文档书写格式规范要求

目前各部门在日常文书编撰中大多按照个人习惯进行排版，文档中字体、文字大小、行间距、段落编号、页边距、落款等参数设置不规范，严重影响到文书的标准性和美观性，以下是文书标准格式要求及日常文档书写注意事项，请各部门在今后工作中严格实行：

一、 文件要求

1.文字类采用Word格式排版

2.统计表、一览表等表格统一用Excel格式排版

3.打印材料用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。版面方向以纵向为主，横向为辅，可根据实际需要确定

4.各部门的职责、制度、申请、请示等应一事一报，禁止一份行文内同时表述两件工作。

5.各类材料标题应规范书写，明确文件主要内容。

二、 文件格式

（一）标题

1.文件标题：标题应由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，黑体小二号字,不加粗，居中，段后空1行。 

（二）正文格式

1. 正文字体：四号宋体，在文档中插入表格，单元格内字体用宋体，字号可根据内容自行设定。

2.页边距：上下边距为2.54厘米；左右边距为3.18厘米。

3.页眉、页脚：页眉为1.5厘米；页脚为1.75厘米；

4.行间距：1.5倍行距。

5.每段前的空格请不要使用空格，应该设置首先缩进2字符

6.年月日表示：全部采用阿拉伯数字表示。

7.文字从左至右横写。

（三）层次序号

(1)一级标题：一、二、三、  

(2)二级标题：（一）（二）（三） 

(3)三级标题：1. 2. 3. 

(4)四级标题：（1）（2）（3） 

注：三个级别的标题所用分隔符号不同，一级标题用顿号“、”例如：一、二、等。二级标题用括号不加顿号，例如：（三）（四）等。三级标题用字符圆点“.”例如：5. 6.等。

（四）、关于落款：

1.对外行文必须落款“湖南环境生物专业技术学院学生会” “校学生会”各部门不得随意使用。

2.各部门文件落款需注明组织名称及部门“湖南环境生物专业技术学院学生会XX部”“校学生会XX部”

3.所有行文落款不得出现“环境生物学院”“湘环学院”“学生会”等表述不全的简称。

4.落款填写至文档末尾右对齐，与前一段间隔2行

5.时间落款：文档中落款时间应以“2016年5月12日”阿拉伯数字时间落款。

三、文件命名

1.所有文件均以标题命名，修改后应标注日期（如：0902）。

校学生会

二O一六年九月