公文处理实施细则.(修改稿)
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公文处理实施细则.(修改稿
公文处理实施细则
第一章 总则
第一条 为使公文管理工作规范化、制度化和科学化,结合我公司实际情况,制订本细则。
第二条 公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列的相互关联、衔接有序的工作。
第三条 公文处理必须坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全、保密。
第四条 办公室是公文处理的管理部门,主管行政公文处理,指导、检查、督促各职能部门行政公文处理工作。
第二章 公文种类
第五条 公司行政公文种类主要有:
一、 决定:适用于对重要事项或重大决定预先做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或撤销下级部门不适当的决定事项,人员职务任免。
二、 通知:适用于指导下级的公文,转发上级机关或不相隶属机关的公文,传达要求下级办理和需要有关单位周知或者执行的事项。
三、通报:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和情况。
四、报告: 适用于向上级部门汇报工作、反映情况、答复上级部门的询问。
五、请示:适用于向上级部门请求指导、批准。 六、批复:适用答复下级单位、部门的请示事项。 七、意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。
八、函:适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和决定事项。
九、会议纪要:适用记载、传达公司会议主要精神和决定事项。
第三章 公文格式
第六条 公文主体是公文写作的主要部份,包括公文标题、主送单位、正文、发文机关、附件、文件生效标志和附注。 一、公文标题
应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文单位,标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。 二、主送单位
指公文的主要受理单位,应当使用全称或规范化简称、统称或者同类型机关的统称,位于公文标题下方,正文上方顶格。下行文的主送机关可以有若干个,排列时同类型相并列的机关之间用顿号间隔,不同类型非并列关系的机关之间用逗号间隔,最后用冒号。 三、 正文 四、发文机关
是公文的法定作者,其署名要用全称或规范化的简称,位于正文下方偏右。有的行政公文也可以不署名,如不署名公章盖在成文日期上。署名和下面的成文日期之间要有一定的间隔。 五、附件
公文如有附件,应当在正文之后,发文机关属名或成文时间之前,注明附件件数、顺序和名称。附件位置应放在公文主体之后并与主体装订在一起。 六、公文生效标识
包括成文时间及印章。成文时间:单个机关发文,以领导签发时间为准;联合名义发文,以最后签发机关领导人签发日期为准;会议纪要则以会议通过的日期为准。成文日期要写明年、月、日不得简写,要用汉字书写,其中“零”写成“0”。位于发文机关下方。会议通过的重要公文,如决议、决定以及条例、规定等法规性公文,成文日期不在文后而是加括号标注于标题下方居中位置。印章是发文机关的责任标志,也是公文生效的必要标志,除会议记要外,公文匀应加盖公章。 七、 附注
是对公文印发传达范围、使用范围以及其它注意事项的说明。加括号标注于成文日期下方左边。无须特别说明者,可以省略此项。
第四章 行文规则
第七条 行文应当确有必要,注重效用,行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定。
第八条 “请示”应当一文一事,一般只写一个主送单位,需要几个部门协调解决的事项,其他用抄送形式,但不得在请示的同时又抄送其下级单位。
第五章 发文办理
第九条 发文办理指以公司名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、分发、督办等程序。
第十条 公文草拟
公文草拟由各职能部门依据其职责或领导人授意进行。 (一) 草拟公文要在调查研究的基础上进行,重要的公文应当由主管领导亲自主持起草。
(二)草拟公文的基本要求
1、 符合国家的法律、法规,符合党和国家的方针政策及公司的有关规定。
2、情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确,篇幅力求简短。
3、准确使用公文的文种,应当根据行文的目的,行文单位的职权和与主送单位的行文关系而确定。
4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先印标题,后印发文字号。日期应当写明具体年、月、日。
5、结构层次序数、第一层为“一”,第二层为“二”,第三层为“1、”,第四层为(1)。
6、应当使用国家法定计量单位。
7、公文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中国译名。
8、公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(三)草拟公文应当使用统一规定格式的稿头纸,按要求逐项注明需填写的内容,并由草拟部门领导签字认可。
第十一条 公文审核
公文审核由部门负责人、主管厂领导进行。
(一)凡正式行文,均应由办公室统一办理。送审稿应书写工整,经办公室初审后送有关领导签发,未经审核的公文不予签发。杜绝公文草拟部门将送审稿直送领导签发的公文“倒流”现象。如出现“倒流”的公文,办公室有权退回重新办理。
(二)公文审核内容
1、把好行文关。确定是否需要行文,向谁行文,以什么形式行文。
2、把好内容关。公文应当观点明确,符合实际,有的放矢,切实可行。
3、把好政策、法规关。公文要符合现行法律法规、方针政策。 4、 把好文字关。文字力求简明、通顺、数字准确无误,杜绝空话、套话。
5、把好审批、签发手续和公文体例格式关。公文的送审是否符合本细则程序,公文的体例和各组成部分的标识是否合格标准格式。
(三) 初审文稿如需较大修改时,应退回草拟部门重新起草;如做重要修改,应通知草拟部门认可。
第十二条 公文签发
(一) 以公司名义制发的上行和下行公文,一般由起草部门的主管领导审阅、总经理签发。特别重要的公文,视情况组织讨论会通过后,再送总经理签发(需会签的公文,应在提交会议讨论前履行会签手续);
(二) 中层领导签发公文,应当明确签署意见并写上姓名及时间。
(三) 更改规章类公文时,原则上应由原审批领导人签发。如原签发人工作变动,起草部门应向现任领导人提供相关背景资料。
第十三条 公文复核
公文正式印制前,办公室应当进行复核。重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第十四条