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办公室接听电话和打电话礼仪常识

时间：2022-12-22 22:09:56 下载该word文档

办公室接听电话和打电话礼仪常识
办公室接听电话礼仪5W1H通话要点是接听电话中一种必要的技巧和方法，对于透过电话进行公司宣传、让客户对公司产生良好的印象、让客户对公司整个工作人员的职业素质表示肯定。下面让为大家介绍办公室接听电话和打电话礼仪常识吧！
办公室电话礼仪常识：5W1H
所谓5W1H是指When何、Who何人、Where何、What何事、Why为什么、How如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话和接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备,有赖于5W1H技巧。
办公室接电话礼仪技巧5w1h介绍
who(对象
who是指打电话的对象。通话的对象可能是总经理，也可能是普通的公司职员,因此,在电话开始时需要确认一下接电话者是不是所要找寻的人.
where（场所
where是要确定与客户进行约会的具体地点。一般说来，由于很多公司只有一个电话线路，如果地点确定不下来，那么占线时间过久势必会影响公司的对外通话系统。因此，在打电话之前就应该大致选好约会的地点，通常可以选择在两公司之间的某个地方。
why（理由
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why是指打电话的理由。通过此次电话需要达到什么目的？这个电话是不是非打不可?这些都是需要在打电话之前考虑清楚的问题,因为打电话也需要占用工作时间，能节省则尽量节省。
what(内容）
what是指打电话所要传达的内容。为了使此次电话达到最大的绩效，工作人员应该事先准备好所要讲述的内容，并思考采用何种方式向接电话者传达信息，使之能够马上领会到打电话者的意图.要注意的是，电话的内容应该使客户产生宾至如归的感觉，为公司赢得良好的口碑.
接电话的对象不同,会涉及到不同礼貌用语的使用.但不管接听对象是谁，在选择对方称呼时都应该注意满足对方的优越感,以获得相应的回报.
when（时间）
when是要选择对方比较合适的时间进行通话。应该尽量避免在对方工作忙碌、例会、用餐、休息等时间段内打电话,这就需要在平时多注意收集详细的资料，建立客户档案，从而获得对方较高的认同度。
how(方法
how所要考虑的是如何在电话中恰当表达的问题。如果原先约定是今天交货，但公司实在来不及的时候，就应该注意选择较妥善的说辞，让客户能够接纳；否则,简简单单的抱歉话语，很难让客户接受。
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