上海市城乡居民最低生活保障档案管理办法

第一条 为加强本市城乡居民最低生活保障档案（以下简称“低保档案”）管理，维护低保档案的完整与安全，更好地服务民生，促进社会和谐，根据《城市居民最低生活保障条例》、《上海市档案条例》、《上海市社会救助办法》以及最低生活保障工作有关规定，并结合本市实际情况，制定本办法。

第二条 本办法适用于市、区（县）民政部门以及具体实施最低生活保障工作的街道办事处、乡镇人民政府、低保经办机构对城乡低保对象的审核、审批、日常管理和服务中形成的档案的管理。

第三条 本办法所称的低保档案是指区（县）民政部门、街道办事处、乡镇人民政府、低保经办机构在最低生活保障的审核、审批、日常管理和服务过程中形成的具有保存价值的文字、图表、音像（照片、录音、录像）、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

第四条 市、区（县）民政部门负责本行政区域内低保档案工作的组织和管理，并接受同级档案行政管理部门的业务监督和指导；街道办事处、乡镇人民政府、低保经办机构负责本行政区域内低保档案工作的具体实施，并接受上级民政部门和档案行政管理部门的业务监督、指导和检查。

第五条 低保档案工作实行统一领导、分级管理、基层为主的原则。本市低保档案原则上由街道办事处、乡镇人民政府统一保管，与本单位其他门类、载体档案实行集中统一管理。

第六条 区（县）民政部门、街道办事处、乡镇人民政府、低保经办机构应根据实际情况落实相应的低保档案工作责任部门和档案工作经费，配备专（兼）职档案工作人员，负责低保档案的管理及文件材料的收集、整理、归档工作。

第七条 低保档案的归档范围

一、日常管理类

1、低保工作方针政策、规定、制度；

2、低保工作年度计划、总结；

3、低保工作会议记录、纪要；

4、关于低保工作的请示、报告及上级机关的批复、复函等；

5、街道办事处、乡镇人民政府从事低保工作人员及社会救助协理员名册；

6、低保工作业务培训材料；

7、社会救助协理员培训材料；

8、社会救助协理员工作考核材料；

9、低保工作对象分类、资金统计等各类统计月报、年报表；

10、低保对象名册、动态管理统计表、年度统计表等；

11、停发、增发、减发低保金的汇总材料：

12、低保金或实物发放名册、清单；

13、低保对象家庭收入和财产及就业变化情况登记表、低保对象再就业介绍登记、低保对象技能培训登记等；

14、低保对象公示材料；

15、被走访低保对象的名单等材料；

16、低保对象迁移证明存根；

17、低保对象来信来访材料；

18、其他相关材料。

二、审批类

1、社会救助调查审批表；

2、低保对象复审材料；

3、低保对象救助申请书；

4、上海市社会救助申请表；

5、居（村）民身份证、户口簿复印件；

6、婚姻状况证明材料；

7、职工工资单（工资领取凭证）或职工收入情况证明及家庭收入其他证明材料；

8、家庭财产状况证明材料；

9、养老金领取凭证；

10、失业保险金领取情况证明；

11、就业或职业培训情况证明；

12、接受就业服务承诺书或就业双向承诺书；

13、劳动手册复印件；

14、丧失劳动能力鉴定书复印件；

15、残疾证复印件；

16、离婚家庭子女抚养费证明复印件；

17、准予救助通知书存根或不予批准救助通知书存根；

18、终止救助通知书存根；

19、救助对象迁移证明；

20、其他相关材料。

第八条 低保档案的保管期限

一、日常管理类档案的保管期限由区（县）民政部门、街道办事处、乡镇人民政府档案部门根据归档文件材料的重要程度和保存价值，参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》执行。日常管理类档案的保管期限分为永久和定期两种，定期分为30年、10年。

二、审批类档案除不予救助的通知书、存根等材料保管期限为6个月外，均自低保终止之日起保管10年。

三、低保资金的预算、决算、划拨的原始凭证、账簿、财务报表等材料归入会计档案，保管期限按《会计档案管理办法》分为永久和定期两种，定期分为3年、5年、10年、15年、25年等五类。会计档案的保管期限从会计年度结束后的第一天算起。

第九条 低保档案按以下要求进行整理。

一、日常管理类档案按文书档案的整理方法进行整理，一般以“件”为保管单位，按问题（事由）结合时间进行整理、装订，按年度-保管期限编制顺序号。

二、审批类档案以“袋”为保管单位，一户一袋（见附件一）。袋内文件材料按件装订，在首页正面右上角编写件号，按照归档范围条款的顺序排列，即办即归。

三、复审材料应归入审批类档案。历次复审材料如无变化，可仅保留最近一次复审材料；如有变化，应将发生变化的材料与变化记录一并补充归档。

四、低保对象终止救助后再次享受低保所形成的档案应重新装袋整理、编号，并在档案目录的“备注”栏中标注前次低保档案袋号。

五、低保资金的预算、决算、划拨的原始凭证、账簿、财务报表等材料按《会计档案管理办法》有关规定整理。

第十条 审批类档案按照“SP-区（县）代号-街道（乡、镇）代号-居（村）委会代号-档案袋顺序号”编制档号，按建档时间先后顺序排列，并编制档案目录（见附件二），填写档案袋（盒）封面项目内容及备考表（见附件三）。区（县）、街道（乡、镇）、居（村）委会代号一般为2位数字。

例：

SP·ⅩⅩ· ⅩⅩ • ⅩⅩ —ⅩⅩⅩ

五级类目表示档案袋顺序号

四级类目表示居（村）委会代号

三级类目表示街道（乡、镇）代号

二级类目表示区（县）代号

一级类目表示审批类档案代号

第十一条 当年形成的日常管理类档案由低保经办机构归档并在次年6月底前向街道办事处、乡镇人民政府档案部门移交。审批类文件材料应在办理完毕后10日内收集、整理，由低保经办机构归档保管，低保终止3年后向街道办事处、乡镇人民政府档案部门移交，由街道办事处、乡镇人民政府档案部门继续保管至低保终止后10年为止。会计档案由街道办事处、乡镇人民政府会计部门保管1年后向本单位档案部门归档。

第十二条 最低生活保障实施过程中形成的电子文件的整理按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）有关规定执行。电子数据应定期做好系统备份。电子文件的保管期限与相关纸质档案的保管期限相同。

第十三条 低保对象办理转移手续的同时办理“审批类”档案转移手续。转出部门不得扣留档案原件。

档案的转递必须通过机要部门或从事低保工作的专职人员递送，不得交本人或其他人员携带。接收部门收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章。

转入的低保档案可根据接收部门实际情况重新编号，并在档案目录的“备注”栏中标注前次低保档案袋号。

第十四条 区（县）民政部门、街道办事处、乡镇人民政府、低保经办机构应为档案保管提供必要的条件，按照档案管理的要求配备档案库房和必需的档案设施、设备，确保低保档案的安全。档案库房须符合防盗、防火、防潮、防高温、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等“八防”要求，存放音像档案、光盘须配备防磁柜。

第十五条 低保档案保管期满后应及时进行鉴定。鉴定工作由街道办事处、乡镇人民政府档案工作负责人主持，会同街道办事处、乡镇人民政府档案部门人员、低保经办机构业务人员及上级民政部门档案人员组成鉴定组，定期对保管期满的低保档案进行鉴定，并提出处理意见。对确无继续保存价值的低保档案，应登记造册，经本单位主要负责人批准并报上级民政部门备案后按照国家有关规定销毁。销毁报告及销毁清册归入全宗卷保存。

第十六条 低保档案保管期满后经鉴定，仍具有保存价值和典型意义的档案材料由区（县）档案馆按适当比例抽样接收进馆。

第十七条 街道办事处、乡镇人民政府、低保经办机构档案部门对低保档案收进、移出、利用、销毁等情况要及时登记，建立统计制度，并按规定报送区（县）民政部门。

第十八条 低保档案应建立查阅利用制度，个人凭本人有效身份证件可查阅本人低保档案信息；低保对象所在单位凭单位介绍信和经办人有效身份证件，可查阅本单位低保对象的低保档案或信息；上级机关、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作需要或办案需要，凭单位介绍信和经办人有效身份证件，可查阅低保档案或信息。查阅者须严格遵守保密制度和查档规定，尊重低保对象的隐私权，不得泄露和擅自公布档案内容。

第十九条 本市农村五保供养、医疗救助、教育救助、临时救助等其他救助类档案可参照本办法执行。

第二十条 街道办事处、乡镇人民政府可根据实际情况给予对低保档案工作作出突出贡献的人员适当奖励。

第二十一条 本办法由上海市民政局、上海市档案局负责解释。

第二十二条 本办法自2012年7月1日起实施。

附件：

一、上海市城乡居民最低生活保障审批类档案袋样式

二、上海市城乡居民最低生活保障审批类档案目录样式

三、上海市城乡居民最低生活保障审批类档案袋内备考表样式

四、上海市城乡居民最低生活保障审批类档案档案盒样式

五、上海市城乡居民最低生活保障审批类档案档案盒脊样式

附件一 上海市城乡居民最低生活保障审批类档案袋样式

上海市城乡居民最低生活保障

审批类档案

档号：

所属区（县）： 所属街道（乡、镇）：

所属居（村）委： 低保对象姓名：

首次发放金额： 首次批准救助时间： 终止救助时间：

附件二 上海市城乡居民最低生活保障审批类档案目录样式

上海市城乡居民最低生活保障审批类档案目录

附件三 上海市城乡居民最低生活保障审批类档案袋内备考表样式

备考表

附件四 上海市城乡居民最低生活保障审批类档案档案盒样式

24CM

附件五 上海市城乡居民最低生活保障审批类档案档案盒脊样式