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档案管理方案

时间：2022-12-25 15:17:36 下载该word文档

档案管理方案
一、归档准备
（一）公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办部门主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。
（二）公司归档工作由行政办公室负责，办公室负责公司的文书、科技（部分）档案，其任务是：
1、收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案； 2、积极开展档案的提供利用工作； 3、进行档案鉴定； 4、进行档案统计； 5、保管部分科技档案；
6、认真学习档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案管理的
壬曰. 质量。
（三）归档内容
1、公司与有关组织的来往信件、各种协议书、合同等； 2、公司会议原始记录、纪要和决定
等）；
（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩
3、公司制订的计划、统计、预决算、工作总结；
4、公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议纪要； 5、国际交流和与合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料； 6、公司各部门的发文；
7、其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料； 8、企业外部各组织直接发送给公司各部门的抄送信件。
（四）归档要求
1、归档的文件材料，按照自然形成、保持历史联系和归档要求特征及文件内容进行归档；

2、在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列；
3、案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，分为永久、长期
五年以上）、短期（十五年以下）三种；
（十
4、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表；
5、全部案卷组成后，对案卷做统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。
二、归档
（一）文件点收
1、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，立即追查归入； 2、文件如经过抽查，应有主管部门负责人的签认；
3、文件的处理手续必须完备，如有遗漏，立即退回经办部门补全； 4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，立即退回经办部门；
5、有价证券或其他贵重物品，退回经办部门，由经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。
（二）文件整理
1、竖写文件右方装订；
2、右方装订文件及其附件均应对准右上角；
3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。
三、档案
（一）档案分类
1、档案分类视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。
先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2、档案分类力求切合实际。如果因案件较多，三级分类不够用时在第三级之后增设第
四级 “细类”。如案件不多，也可仅使用 “部门”及 “大类”或 “部门”及 “小类”两级。
3、同一“小类” （或细类）的案件装订于一档夹，如案件较多，一个档夹不够使用时，
可分为两个以上的档类装订，并于小类（或细类）之后增设 “卷次”编号，以便查考。
4、每一档夹封面内首页设 “目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每案一个 “目
次”编号为原则。
5、档号的表示方式如下： A1A2—B1B2C1C2D—1 E1E2 其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档案卷次，E1E2为档案目次。

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