会议管理规定

一、 目的：为加强公司会议管理，规范会议流程，提高会议效率，特制定本规定。

二、 适用范围：本制度适用于公司各类会议。

三、 职责
3．1　会议的主持部门负责会议资料的准备、会议的召集和实施以及制定会议的保密等级。
3．2　会议主持人委派记录人负责会议记录。
3. 4　人事行政部负责会议出席、列席情况及会场纪律的管理。

四、 会议管理要求
5．1　会议一般要求
5．1．1　会议召集
　 1）需要召开会议的部门，由该会议的主持人确定会议出席和列席人员名单，并委派会议记录人。
　 2）会议主持人根据会议的性质明确会议的保密等级，并在会议记录表中作明确标识。
　 3）会议召集部门负责人负责通知会议出席和列席人员。
　　4）会议召集部门应在会议召开前一天将相关资料发至出席和列席人员手中，如为技术原型或产品发布，需提前一周提供给相关与会人员试用。
5．1．2　会议主持
1） 宣布会议开始，要明确、准时。
2） 主持人提出议题。
3） 主讲人就会议主题进行陈述。
4） 与会者发表意见。
5） 主持人下结论。
6） 所有议题讨论完毕后，或主持人认为必要时宣布会议结束。
5．1．3　会议记录。会议记录人负责进行会议记录，会议记录内容包括：
会议名称：
会议时间：
会议地点：
会议召集部门和主持人：
会议记录员：　　　　　　　
出席人员(注明出勤情况：迟到、早退、缺席)：
列席人员(注明出勤情况：迟到、早退、缺席)：
会议内容：
会议决议：
5．1．4　会议记录确认
1）会议记录人负责对会议记录进行整理，必要时编写会议纪要。
2）会议记录整理后由会议主持人负责对其确认。
3）会议主持人要明确给出会议纪要下发到哪些部门。
5．1．5　会议结果处理
　　 1）会议保密等级见《保密制度》。
　　 2）会议文件下发：所有会议文件下发都必须由总裁办统一下发。
3）会议文件管理：所有会议文件视同公司正常文件进行管理。
4）会议用PPT应在会议结束后一天内交总裁办归档。
5）会议出席情况登记表应在会议结束后一天内交人力资源部备案。
5．2　会议形式及规定
5．2．1　专题会的管理
5．2．1．1　申报
1）只涉及部门内的专题会无需申报。
2）涉及其它部门或公司领导的需向公司主管领导申报。（见‘专题会申请表’）
3）涉及非公司人员的则需要提出会议议程并向主管领导申报，经总裁审批方可实行。
5．2．1．2　专题会的其他管理按照本制度第5．1条执行。
5．2．2　例会的管理
5．2．2．1　部门经理（含）以上人员每个月举行一次例会，具体时间由总裁办负责通知。这类例会要求总结上个月工作并制定下个月的工作计划，同时部门之间进行相互评议。
5．2．2．2　公司领导每周例会一次，主要就公司近期内已发生的重大事项进行交流和总结，并就本周工作进行协调。
5．2．2．3　部门内要求在部门经理的安排下，每周进行一次例会，主要是传达上级部门的工作安排以及有关精神，同时总结上周工作并布置本周工作。
5．2．2．4　例会上要总结上次会议决议的执行情况。例会的其他管理按照本制度第5．1条执行。

6　责任与奖罚

6．1　会议主持部门要事先做好会议召开的各项准备工作，倘若因主持部门的失职等原因而造成会议不能正常或延迟举行的，对主持部门应视其情节给与相当处罚。
6．2　会议主持人要准时宣布开会，否则，对其个人处以20元/次罚款。
6．3　出席人员迟到者处以20元/次罚款，无故中途退席者处以同等罚款。
6．4　无故缺席者视同旷工处理。
6．5　出席人员在会场上不得利用响铃接听通讯工具，违者处以10元/次罚款。
6．6　出席人员在会场上不得有任何扰乱会议的行为，如不礼貌言词、与会议无关的行动等，违者视其情节给予相应处罚。

7 记录

专题会申请表
会议记录表
会议签到表

五、 会议室使用的申请

使用人经部门负责人同意后须在每周五12：00前填写《会议召开申请单》在负责人邮箱以电子邮件形式发至行政部邮箱，预订下周会议室的使用时间、内容、人数及需提供的仪器设备，在收到行政部回信后方可确定使用。

每周及下周的会议室预定情况在公告栏公布。

六、 会议室的使用安排原则

1. 会议室的使用以“先约先用”的原则安排。

2. 各部门临时使用会议室时，在不影响使用计划前提下，可安排使用。

3. 其他部门如有重要会议与使用计划相冲突时，由会议室管理部门负责协调解决。

4. 其他部门如需召开大型紧急会议，由会议室管理部门另行协助解决。

七、 会议室日常管理

1. 会议室的平时管理：

1 公司所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入接待室和会议室。

2 会议室一切公物未经会议室管理部门许可，不得随意搬离会议室。

3 任何员工不得随意使用会议室、接待室的茶叶、咖啡、饮料等用品。

4 爱护会议室、接待室的设施。

5 会议室内严禁吸烟、吃饭等有异味的行为。

6 会议室由行政部指定专人负责统一管理，内容包括开门、保管室内配备的各种设施用具，打扫卫生，摆齐会议室桌椅。操作有关设备（如空调、电灯）等。

2. 会议室的使用中管理：

1 属会议室管理部门应认真核《会议召开申请单》，并对会议需要提供的服务予以安排。

2 启用会议室后，为保持室内干净、卫生、安静、舒适，严禁擅自动用室内电器，随地吐痰、大声喧哗、乱丢果皮、纸屑。

3 对外来人员参加会议由管理人员负责接待，服务要求做到热情、周到，态度和蔼，有礼貌。

4 会议召开期间，非特殊情况，员工不得擅自出入会议室，以免对参会人员造成困扰。

5 会议结束后，会议主办者应即时通知所属会议室管理部门，以便及时安排清洁人员进行地面和台面卫生清理、座椅摆放、关闭室内灯、空调电源、关闭门窗及整理归放设备等工作，确保会议室和设备的整洁和安全。

八、 接待室由前台负责，引见、招待、接送来宾。

九、 流程图

一十、 解释权：公司授权行政部对本流程做出解释。

一十一、 本文自颁布之日起实行。同时，此前与本办法相抵触的规定、办法同时废止。

一十二、 附件：

附件一 《会议召开申请单》

附件二 《会议室使用预约登记》

（以下无正文）

附件一

召开会议申请单