错账的查找及更正方法

一、错账的查找方法

错账，往往是记账和结算账户时发生的错误，如漏记账、记重账、记反账、记账串户、记错金额等等。为了迅速地更正错账，首先必须采用比较合理的方法和技巧查找错账。

结账时，如果试算不平衡，就可以肯定记账发生了错误，应迅速查找，不得拖延，更不允许伪造平衡，造成错上加错。查找错账可以通过下列方法进行。

（一）顺查法

顺查法是沿着“制证→过账→结账→试算→编表”的顺账务处理程序，从头到尾进行的普通检查，其检查步骤如下：

（1）将记账凭证与原始凭证核对，检查有无制证错误。

（2）将记账凭证及所有原始凭证与账簿记录逐笔核对，检查有无记账错误。

（3）结算各账户的发生额及期末余额，检查有无计算错误。

（4）检查试算平衡表上有无抄写和计算错误。

（5）检查会计报表有无差错

优点：范围全面，不易遗漏

缺点：工作量大，时间较长

（二）逆查法

逆查法是沿着“编表→试算→结账→过账→制证”的逆账务处理程序，从尾到头进行的普遍检查。其步骤如下：

（1）检查会计报表有无差错

（2）检查试算平衡表本身。复核试算平衡表内各栏金额合计数是否平衡；检查表内各账户的期初余额加减本期发生额是否等期末余额；核对表内该账户的各栏是否抄错。

（3）检查各账户的发生额及余额的计算是否正确。

（4）将记账凭证、原始凭证与账簿记录逐笔核对，检查记账有无错误。

（5）检查记账凭证的填制是否正确。

优点：范围全面，不易遗漏

缺点：工作量大，时间较长

（三）重点抽查法

重点抽查法是在已初步掌握情况的基础上，有重点地抽取账簿记录中某些部分进行局部检查的方法。例如，两个数据核对时，只是元位不同，其余数位都相同，则只找元、角、分位数，其他数字则不必逐一检查。采用这种检查方法的目的是缩小查找范围，比较省力有效。

优点：范围小，节时省力

缺点：差错难以发现

（四）偶合法

偶合法是根据账簿记录错误中最常见的规律，推测错账的类型与错账有关的记录进行查账的方法。常用的方法有以下几种。

1、差额检查法

差额检查法是直接从账账之间的差额数字来查找错误的方法。例如，库存现金日记账余额为32 600元，库存现金总账的余额为32 000元，相差600元。可直接根据账面记录数来查找。如果是一方漏登的话，则看有没有一笔或二笔业务的金额恰好是600元。如果是一方重登的话，则看有没有两个数相同且合计起来与这个差数（600元）相等。

2、差额除二法

差额除二法是将账账之间的差额数字除以二，按商数来查找错误的方法。这种方法适用于查找记反账的错误。例如，库存商品期初为5 000元，验收入库1 000元，但由于记错方向，库存商品期末余额只有4 000元，与实际相差2 000元。用这个差额数字2 000除以2，商数为1 000，便在账簿里查找有无1 000元的业务记反账的情况。

3、差额除九法

差额除九法是把账账之间的差额数字除以9，根据商数分析、判断查找错误的方法。这种方法适用于查找数字错位和邻数倒置所引起的错误。

数字错位是指在记账时，记错了数字的位数，如将150记成了1 500（由小变大）；或将450记成了45（由大变小）。这就会使正确的数字缩小0.9倍或扩大9倍。数字错位所造成的差额总是9的倍数。如果由小变大，正确数与错误的差额是一个负数，这个差额数除以9所得的商数的绝对值就是正确的数，商数乘以10所得到的数的绝对值便是错写的数字。如前面150记成了1 500，导致差额为-1 350，除以9，商数为-150，其绝对值150就是正确的数字，-150乘以10得-1 500，其绝对值便是错写的数字。如果由大变小，正确数与错误的差额是一个正数，这个差额数除以9所得的商数便是记错的数字，将商数乘以10所得到的数就是正确的数字。如前面450记成了45，导致差额为405，除以9，商数为45，便是错写的数字，45乘以10得450，即是正确的数字。所以，可以根据这个道理来寻找错误可能发生在什么地方。

邻数倒置是指在记账时，把相邻的两个数互换了位置。如将1 480错记成1 840，或将1 840错记1 480。两个数字颠倒后，就会造成差额为9的倍数。如果前小后大颠倒为前大后小，正确数与错误数的差额则是一个负数。这个差额数除以9所得商数的有效数字就是相邻颠倒两数的差值。如前面将1 480错记成1 840，差额数-360除以9，商数为-40，有效数字就是-4，是相邻颠倒两数的差值（即4-8）。如果前大后小颠倒为前小后大，正确数与错误数的差额则是一个正数。这个差额数除以9所得商数的有效数字就是相邻颠倒两数的差值。如前面将1 840错记成1 480，差额数360除以9，商数为40，有效数字就是4，是相邻颠倒两数的差值（即8-4）。因此可以在差值相同的两个相邻数范围内去查找错误可能发生在什么地方。

二、错账类型

由于各种原因，记账错误是难免的，如果账簿记录发生错误，应首先判断错账类型，即错误的具体情况。

错账类型归纳起来有以下几种：

1、记账凭证正确，根据记账凭证登记账簿发生错误。如金额写错、方向写错、余额计算错误等等。

2、记账凭证错误，且根据错误的记账凭证已登记入账。这种情况又可以划分出以下几种情况：

（1）记账凭证所用会计科目错误，或者记账方向错误。如本应该借“银行存款”科目，而错为借“库存现金”科目，又如本应该借“银行存款”科目，而错为贷“银行存款”科目等。

（2）记账凭证所用会计科目和记账方向没有错误，但金额错误。如金额多记或者少记。

特别需要说明是：登账前发现原始凭证有错或记账凭证有错不列入这里的错账更正内容。

三、错账更正方法

错账的更正方法一般有划线更正法、红字更正法、补充登记法三种。

1、划线更正法

划线更正法是指将错误的文字或数字划线注销再予以更正的方法。这种方法适用于记账凭证正确，只是由于登账时发生文字或数字错误。这种方法具体操作步骤如下：

（1）先将错误的文字或数字用一条单红线划去，表示注销。要注意的是文字错误可以只注销错字，但数字错误必须将整笔数字划掉，不能只划掉个别写错的数字。并且应保证被划去的数字、文字清晰可辨，以备考查。

（2）在红线的上方写上正确的文字或数字。

（3）记账人员及相关人员在更正处盖章，以示负责。

例：对账时发现记账凭证上的金额为3 275，登账时误记为3 257，则更正方法如下：

2、红字更正法

红字更正法也称红字冲账法，是指通过编制红字记账凭证冲销错误的记账凭证，以更正账簿记录的一种方法。这种方法可以分为全部冲销和部分冲销两种情况。

（1）全部冲销

全部冲销适用于记账凭证中的科目错误或记账方向错误，并已根据错误的记账凭证登记入账。具体操作方法如下：

先填写一张与原错误记账凭证内容相同的红字记账凭证，并在摘要栏注明“注销×年×月×日第×号凭证”，并据以登账，冲销错误记录。

再用蓝字填写一张正确的记账凭证，在摘要内注明“订正×年×月×日第×号凭证，并据以登账，更正错误记录。

例：企业计提本月生产车间固定资产折旧费5 000元。编制凭证时误编为如下会计分录并已登账。

①借：管理费用 5 000.00

贷：累计折旧 5 000.00

当发现该错误时，先填制一张与错误凭证内容相同的红字凭证并据以登账，冲销错误记录。

②借：管理费用5 000.00

贷：累计折旧 5 000.00

然后再用蓝字编制一张正确的记账凭证并据以登账。

③借：制造费用 5 000.00

贷：累计折旧 5 000.00

（2）部分冲销

部分冲销适用于记账凭证中的科目、记账方向都没有错误，只是所记金额比应记金额多记并已登账。具体操作方法如下：

编一张红字凭证，应借应贷会计科目与错误的记账凭证相同，在摘要栏内注明“冲销×年×月×日第×号凭证多记金额”，并据以登账，冲销多记金额。
例：企业结转本月已销商品成本40 000元，编制凭证时误编为如下会计分录并已登账。

①借：主营业务成本 400 000.00

贷：库存商品 400 000.00

当发现该错误时，应将多记的金额编制如下红字凭证并据以登账。

②借：主营业务成本360 000.00

贷：库存商品 360 000.00

3、补充登记法

补充登记法是指编制蓝字记账凭证补记错误凭证少记金额，以更正账簿记录的方法。这种方法适用于记账凭证中的科目、记账方向都没有错误，只是所记金额比应记金额少记并已登账。具体操作方法如下：

按少记金额用蓝字编制一张应借、应贷科目与错误记账凭证相同的记账，在摘要栏内注明“补记×年×月×日第×号凭证少记金额”，并据以登账，以补充少记的金额。

例：企业以银行存款86 000元购买一台不需要安装的设备。编制记账凭证时，误编为如下会计分录，并已经登账。

①借：固定资产 68 000.00

贷：银行存款 68 000.00

当发现该错误时，应将少记的金额用蓝字编制如下记账凭证并据以登账。

②借：固定资产 18 000.00

贷：银行存款 18 000.00