社区戒毒社区康复中心档案管理制度

（一）档案范围及等级

第一条 工作站档案包括以下内容：

参加上级部门或其他单位组织的会议、培训等形成的资料（包括会议通知、邀请函、大会通讯录、大会日程安排、大会发行文件及相关资料、与会议相关的音像资料、参会其他相关工作站资料及折页、大会形成的会议成果、重要发言等）。

与上级部门或其他单位往来的相关文书；与相关单位签订的合同、协议书等文件材料。

工作站管理文件和管理活动资料（包括工作站管理类；行政会议类；管理活动文件和音像材料）；

工作站社区戒毒（康复）材料；

社区戒毒（康复）人员档案（一人一档）；

社工服务文件（包括调研、学术研究资料；督导记录；会议资料；个案、小组、社区活动等各类工作的计划、记录、报告等；各类报表，总结；各类音像材料等）。

第二条 工作站档案根据保密程度分为普通档案、秘密档案和绝密档案。

第三条 普通档案经工作站在职员工同意可办理借阅、复印（包括各类学习材料、培训资料等）；

第四条 秘密档案须经禁毒专干批准方可借阅、复印，且必须说明借阅理由并做相应的文档处理（包括社区戒毒、康复的各类文件；各类会议、培训中形成的文件等；与其他单位签订的合同、协议等；对外的活动计划书等）；

第五条 绝密档案必须经工作站负责人批准方可借阅（包括社区戒毒康复材料、社区戒毒人员档案、社工服务文件等）。

（二）档案接收及保存

第六条 相关人员必须定期收集具有保存价值的文件材料：

参加上级机关或外工作站会议、培训、各类活动的人员必须收集相关的资料，回工作站后及时交予相关人员整理保存；

行政人员必须定期整理工作站管理活动中形成的资料文件，归档保存；

员工必须及时整理各自工作领域形成的各类文件，按时上交工作站相关人员保存。

第七条 接收归档的文件必须保证质量，应符合下列要求：

应归档的文件材料须按规范整理，保证完备；音像材料应挑选有价值的作必要说明；

文件按其内容联系，合理整理、立卷；

归档的文件材料须保持文件之间的历史联系，区分保持价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切便于保管和利用；

音像材料以电子版保存外，须挑选有价值的打印和相关文书材料共同保存。

（三）档案存档及保管

第八条 按照档案形成的特点，保持档案之间的历史联系，充分利用原有基础，使整理出的档案能够反映各领域活动的真实面貌，便于保管和利用。

第九条 对接收按要求整理好的档案进一步系统化处理，主要工作内容包括：

对所接收的档案进行严格的检查，检查的内容有：以件为单位的件内的档案是否完整，分类、排列、组卷、编目等工作是否正确。

进行必要的编目工作。

根据它的分类方案和排列次序，将案卷顺序上架。

第十条 定期对档案进行全面整理。包括：档案的分类、立卷、拟制案卷标题、案卷排列等；定期对档案进行局部整理，对不符合整理要求的案卷进行加工、调整。

第十一条 已归档的档案如需更改，须经禁毒专干批准，填写更改单后，方可更改。修改内容较多时一律不得在原件上随意修改；修改内容较少时，可直接在原件上修改，但要注明“修改标记”；如遇修改内容较多或原件需报废时，应另出新件代替，并在备注中注明。

第十二条 档案管理员工要认真做好库房的安全保卫和保密工作，其他人员未经同意，不得进入库房。

第十三条 档案室须经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。

第十四条 档案管理员工外出时，需锁好档案柜、门窗，保证档案安全。

（四）档案借阅及流转

第十五条 凡需借阅档案者，必须履行借阅登记手续，并有义务将利用效果反馈给档案管理员工。

第十六条 员工借阅档案资料用于学术研究、学术交流活动或引用发表时，须向禁毒专干申请，经同意方可借阅，并须在引用时作必要说明。

第十七条 实习生或（准）员工借阅档案时，需经禁毒专干批准。

第十八条 外界向工作站借阅档案时，需经禁毒专干批准，并按有关规定办理借阅手续。

第十九条 如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告主管部门，并以书面材料的形式予以记录，以利于及时采取措施。

第二十条 绝密档案除上级主管部门需要，不得转借、复制、摘抄。

第二十一条 保密级的档案，未经批准不得复制、摘抄、转借他人或公开展览等。需要时可提出申请，经禁毒专干批准，方可开展上述工作。

第二十二条 所需查阅的档案材料一般不得携出档案室。遇特殊情况，必须借出时，按照规定办理借出手续，但每次借出时间不得跨月，如到规定时间还需借用，应办理续借手续。

第二十三条 借阅者对所借档案材料要确保安全、完整，不得涂改、勾划、转借和拆卷，如发现损坏、遗失档案的情况，将视情节给予处理。

第二十四条 借用档案材料应及时归还，不得逾期不还或转借他人。工作站评估或年底清查前，应主动归还所借档案。

第二十五条 音像档案借用后要严格规范用途，如借用电子版档案资料，使用期限结束后须自行删除，不可在未经批准的情况下保留或扩散。

（五）档案安全及保密

第二十六条 严格执行档案保密制度，维护档案安全，凡规定不能查阅的档案材料，一律不准查阅、摘抄和复印。

第二十七条 已经接收的档案，须销毁原始的电子资料，如因特殊原因需保留的须严格遵守档案管理制度。

第二十八条 尚未接收的档案也应严格按照主管部门要求、工作站保密制度予以管理。

第二十九条 档案人员应以维护档案完整、准确、系统、安全为准则，随手锁好档案柜，做到不失密、不泄密。

第三十条 严守保密规定，不向其他人透露与档案管理有关的事宜。

第三十一条 严格遵守档案室管理制度。