如何提高办文、办会、办事能力

根据会议安排，结合今年7月1日正式施行的《党政机关公文处理工作条例》，与办公室的各位同仁交流一下我在办文、办会、办事工作中的一些粗浅的体会，希望能达到抛砖引玉的效果。

如何提高办文的能力

我想重点就公文处理过程中容易忽视的9个方面的内容，提请大家引起高度重视。

1、文种。请示就是请示，报告就是报告。而且请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项，不能把请示写成报告，更不能下行文当成上行文使，给上级机关发通知是不行的，文种是绝对不能混用的。

2、文头与落款。就是红头文件的红头是有规定的，红头和下面的盖章必须是一致的。红头必须和落款是一致的。联合发文也是有规定的，联合发文一般是按党、政、军、群排列，党政机关、政府机关、军队机关、群众团体，按这个顺序排列。有选定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。报市委的文件，一定要用部门的党组（党委）文件头。

3、签发人。上行文应当标注签发人姓名。

4、成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

5、主送机关。向上级机关行文原则上主送一个。除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

6、转报。下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

7、初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

8、承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责指示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。在这里，我想重点强调一下拟办的问题，即要围绕精、准、实，走出去办文、互动式办文、协商式办文，不断提高拟办的文件的质量。

9、传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误，做到送得快、跟得紧、抓得细。

对于以上这9个方面的内容，关键还是要有一份责任心，强化三种意识，即协作意识、责任链意识、延伸服务意识。一是强化协作意识。要切实避免一出事都是别人的事，一有好事都是自己的事，相互推诿、相互扯皮的情况发生，进一步强化协作意识，形成团结干事的强大合力，以敢于担当、乐于奉献、善于协调的良好心态迎接新的挑战。二是强化责任链意识。每一个人既对本岗位工作负责，更对整体工作负责；既对自己负责，也对集体负责。在工作中，要多些“最后一道闸门”的警醒，少些“击鼓传花”的放任，多些精益求精的执着，少些“差不多就行”的散漫，尽职尽责，我们就能增强责任链的强度。三是强化延伸服务意识。要在服务前置化和延伸化上下功夫。对上游和下游环节多一份关心关注，做到对前置严把关、对过程重效率、对结果善跟踪，这样我们就会对文、会、事的前因后果、来龙去脉有个大致把握，而不会出现忙而无序、忙中出错的问题。

如何提高办会能力

办会是我们办公室需要做好的一项重要工作，重点应把握好以下三个环节：制订方案、把握重点、注重细节。

一是制订方案。制订方案是办会的一个重要前期准备工作。在制订方案方面，我们要注意三条。第一，周密思考，谋定而后动。制订会议方案就是如何办会的谋定，把方案搞好了，我们的会议就能确保成功。方案要全面，不要遗漏任何一个环节，每个环节都要考虑到，都要按现实去模拟，这个特别重要。方案要考虑到，有些事情是能应急处理的，有些事情是难以应急处理的。比如说会场主席台的话筒摆几只为好？如果只摆两只，有第三个讲话时临时接一个话筒是不行的，所以会议方案非常重要。制订方案，就是要周密的思考，不遗漏任何一个环节。第二，流程管理，明确具体责任。每一个环节，每一项会务的工作，都要拟定具体流程，把责任明确到点、到人。做到有人来落实，有人来检查，有人来督促。如果办小型会议可以，但是大型的会务必须是分工到人，而且有人督促落实。第三，层层报批，主动请示汇报。会务方案是要报批的，有些事情不是我们办公室的同志能决定的，不是具体的会务工作人员能够决定的，需要单位领导的审批，甚至是上级领导审定后才能实施的。比如说会议确定几个发言人，确定哪几个发言人，不是想定谁就定谁，是要报批的。再比如说分组讨论，怎么编排分组也不能说你想怎么定就怎么定，都要报批的，都要上报领导审定，我们办公室的同志一定要有请示报告的意识。

二是把握重点。办会重点是什么？我认为主要是两个方面，一个是参会领导的接待服务，另一个是会场服务。会议有哪些领导出席，服务如何做到点对点、全覆盖，都要用心研究。包括会议议程的提前告知等等都要用心研究。第二就是会场的准备。会场里边有很多情况，比如说话筒的问题，如果不注意，不吸取教训，往往会出大问题，在会议开始的时候，话筒不响了，甚至有时有杂音，这就影响了会议的效果，结果是功亏一篑。还有一个是会标不能出现任何错误，重要的会议都有会标。要检查好，会标错了大家都能看到，这样问题就放大了。还有就是排序，主席台的排序不能排错，原则上按单中（双数按左密右稀的布局来摆放）来摆放（2人除外）。会前准备十分重要，一旦会议开始了，会议正常开始了，那么会议也就成功了一半。特别强调，在会场会务工作中，一定要做到“三化”，即服务现场化、服务精细化、服务明白化。

三是关注细节。细节决定成败。如，把领导的讲话材料放在主席台上，没有过细检查，领导在讲话过程中发现缺页断行，这问题就非常严重。还有就是主席台座席的摆放，因为不管谁在主席台上，你要告诉这些在主席台上的领导，并提前告知相关人员，把相关细节告之于前，让领导和相关人员心中有数，服务工作就比较主动。再比如说有些领导不喝茶，就喝白开水，你给他上一杯茶，他就会不习惯。所以一定要用心思、一定要上心。

如何提高办事能力

在机关，办事能力同样非常重要。你办事能让领导放心，你也就有了立身之本。

一是用敬畏的心态办事。简单的说就是要有畏惧的心理。什么事情如果都是带着畏惧的心理去做，你就会认真的、小心谨慎的把它做好。往往办不好、办不成事情的，都有粗心大意、粗枝大叶、随心所欲、我行我素的情况。在机关我们经常办一些事情，但是发现会经常出一些纰漏，就是没有带着一种敬畏的心态去办事。有人认为这种事情不是很简单吗，随便处理一下就行了，结果往往容易出差错。所以办公室的同志办每件事都要有敬畏的心态去做。有位领导说过，今天我交给你一件事，你把它做好了，明天我再交给你一件事，你又把它做好了，后天我交给你更多的事，你把它做好了，最后我把整个担子交给你。这位领导说的道理非常深刻，就是你每件事都让领导放心了，最后把整个担子交给你是很自然的。我们对待每件事都要认真去做，而且确保每一件事都要做好。

二是按原则办事。办任何事情都要有一个原则立场，我们办公室的同志不管处理任何事情都要先把原则确定下来。什么事都一样，把原则确定了，在原则问题上取得了一致、达成了共识，那么对号入座，解决起来就水到渠成。办事要办好，最重要的一个方法就是要把复杂问题简单化，简单化的办法就是按原则办。办事里面讲原则有可能得罪人，但是得罪的是少数，赢得的是多数。但你如果不按原则办你最后得罪的是多数，拥护你的是少数。也可能你最后把所有人都得罪了，你事情虽然办了但得罪了所有人。在原则之下，我们可以保持灵活，前提是遵循原则。既有原则性也有灵活性，在工作中同样非常重要，灵活性不是否定原则性，灵活性是在原则性的基础上实现灵活性。在不违反原则的前提下我们可以妥协，可以发扬风格，可以退让。有一句话大家都知道：大事讲原则，小事讲风格，不大不小的事讲妥协。

三是按程序办事。无论你在哪个单位，都要对分管领导负责，要经常跟分管领导请示汇报，不要越级请示汇报。越级请示会遇到什么问题，就是你把你的分管领导放在了一个很尴尬的位置上，上级没有做出直接指示，上级的上级给你做出安排，那么这个领导就被晾在了一边。按程序办更要注意的是越级指示。因为有的是主要领导给你直接指示，他没有经过分管领导，这种情况你怎么办，各个单位都可能会经常遇到。我认为领导越级指示是对你的信任，但你一定要有这个意识，还有一位领导——你的分管领导，你的直接领导。遇到这种情况的时候你要采取两点，第一，如果时间紧急，先把这个领导交待的任务落实；第二，你要先跟你的直接领导汇报领导指示的情况和办理的情况，最好是在你办事之前先跟你的直接分管领导汇报，听听他有什么意见。把两个领导的指示结合起来抓好落实。那么你这件事情办完了办好了就会有正的效果，没有负的作用。

另外，对有些事情，最好先了解一下有没有规定，原来是怎么办的。先按规定来办，如果规定没有，再看有没有先例，原来是怎么办的，可以比照原来的先例来办。如果既没有先例也没有规定，那么请示报告之后再摸索办、探索办。特别要注意机关多讲规矩，多讲程序，多请示报告，要有程序意识。请示报告也要讲点艺术，掌握“火候”，得认真思考清楚这个事情有哪几个方面需要请示领导，理清楚后再逐点逐项向领导汇报，一次汇报就解决，不要琐碎、絮絮叨叨。因为有的事情很小，你去请示领导又没有必要，领导就会认为这点事情还用请示我吗？但你又定不了，这种事情怎么办?最好是几件事一起请示。因为几件事里面有一件事必须请示领导的，几件事捎带请示一下领导效果比较好，这样领导就不会认为你什么事都做不了主。

四是分轻重缓急办事。有些事情可以缓办的缓办，有些事情可以暂时搁置不办的，先搁置，保证突出重点，把重点任务落实好，把重点办的事办好。急事要急办，凡是有实效的事情你不能耽误，耽误就是误事。如果是急事你加班加点也要把它完成。重点的事要重点办。在一个单位、在机关可以这么说，谁的职务高，谁交给你的事情最重要。这不是因为职务高权力大就认为他的事务重要，而是因为一个单位里面职务越高的同志管的事情就越广、越重要。自己小办公室内部的事务可以先放一放，先把涉及全单位的大事、涉及领导的事情办好，这样我们才能圆满完成我们的任务，才能履行好我们的职责。

今天我就办文、办会、办事跟大家交流一点粗浅的体会，不正确的地方请大家批评指正。谢谢大家！