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    学生会办公室留任工作设想

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    一、对办公室的认识2 二、工作设想2 （一）财务报账2 （二）文书撰写工作3 1.公邮的整理3 2.关于校会文字撰写规的改进3 3.工作手册3 （三）日常工作4 （四）物资保管与借用4 （五）活动4 1.Office培训4 2.迎新活动5 3.第六次学生代表大会5 （六）纳新5 （七）部门建设6 1.干事基本素质培养6 2.互动交流7 3.部门联谊7 .. .专业
    . .
    . - 4.办公室人人主页7 5.校会回忆薄7




    第六届第一任办公室工作设想
    不知不觉,进入办公室即将年满一年。从第一次迈进办公室懵懂到在办公室无数次工作中的历练，我在这个温馨的大家庭里认识了很多优秀的人，获得了意想不到的收获。从当初满怀期待的加入办公室，到真正了解办公室并为之努力付出，在这个过程中我和我的朋友们一起奋斗着，成长着，感受过欢笑，体验过泪水，但我们彼此都很享受这个过程。我想这一切乐在其中的原因都是我们对学生会这个组织由衷的喜爱吧，也正源于这份爱，所以我想留下来继续为他献出自己的一份绵薄之力。 一、对办公室的认识
    办公室是校会的一个综合性职能部门，是联系主席团和各部门之间的桥梁，它主要负责有：
    1.开展学生会与各院系其他组织的合作，及时协调解决各种问题； 2.协调各部门合作，及时了解各部门的工作进度，进行定期总结与存档并进行校会工作手册的撰写；
    3.管理校会财物，落实物资借用条例； 4.汇报经费使用情况，规报账形式；
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    . - 5.规校会书写规，起草各种文件、通知。
    我认为，办公室作为校学生会一个综合性职能部门，既要秉持着校会严谨认真务实的态度，又要不失一种作为枢纽部门的亲和力。而对于一个部门的发展，最重要的就是“去其糟粕，取其精华”，在工作中不断总结，不断完善。
    作为一个组织、一个部门，每项工作都不可能以一己之力完成，办公室有三个主任，在决策方面，只有三个人团结合作，互补互助，才能更好的完成工作。我认为如何尽快度过三人工作的磨合期也是值得考虑的一件事情，无论其他两个人是谁，我都会尽快度过与他们的磨合期，以最优的状态投入工作。 二、工作设想 （一）财务报账
    报账工作一直是办公室的工作重点，也一直是一个繁琐却又至关重要的环节。首先，预算不足一直是一个普遍问题，因此也就更要求把每一分钱花在刀刃上，校会共有8个部门，不多但也不少，每个部门报账上来难免会有一些账难平。为了应对这种情况，办公室平时应该及时和各部门强调好什么可以报什么不可以报，随时告知各部团委报账的最新要求，将新要求（包括发票和收据的填写规则）发放到各公邮。另外强调一定要将报账发票和收据完整上交到办公室，尽全力减少“我花了钱，却不给报账”这种情况的发生，与此同时办公室会将每月的报账相关资料备案保存好，以便审查，随时整理各部门账务状况。其次，办公室会协助社工管理好赞助费，以及各部门的报账情况，办公室也有责任在去团委报账前审查当月报账情况。 （二）文书撰写工作
    - -可修编.
    . - 相比于大型的活动，办公室更偏重于文书的处理，文书的整理这一方面可以说是办公室日常接触最多的一块，要求的便是谨慎认真并且高效的完成，真正的做到减少返工次数，减少错误率。办公室平时主要负责全校通讯录、会议记录、工作总结、工作计划、工作手册、预算报账等。格式的规化主要表现在编制撰写规和制定一系列的模板，具体工作设想如下：
    1.公邮的整理
    第六届第一任工作开始之前对办公室公邮进行分类整理，将各部门的进行分类，整理出最新的各种模板，包括：各部门文字撰写规；工作总结、工作计划、办公室值班安排、工作手册、精英沙龙记录格式；请假条；部门预算及报账格式；校会印章的保管与使用规则以及通知公告的贴格式与注意事项等，并发到各部门公邮与大家共享。
    2.关于校会文字撰写规的改进
    现在的撰写规规定了各类标题以及正文的字体字号，标题序号书写格式，符号书写格式，段落格式。我的设想是：在现有文字撰写规的基础上，增设对页边距、页眉页脚页码、校会水印、封面格式的规定。这样可以使校会的文书更加统一化，更加规化。
    3.工作手册
    工作手册的撰写是一项贯穿任期始终的工作，干事要不断跟进各部门的活动，主任也要一遍遍的审核工作手册，工作量比较大。越大的工作量越能体现出一个人的耐性与毅力，工作手册会秉持着传统有序进行。 （三）日常工作
    办公室的日常工作有每周的例会，每周主任例会的会议记录，校会办公室H444- -可修编.
    . - 的值班。首先，例会出勤率的保证是办公室工作有序高效完成的前提，每周例会都应该准确向干事传达主任例会的精髓，同时例会中要求干事有记笔记的习惯。其次，每周主任例会的时候，为了避免一些突发状况，每次做会议记录的干事应该携带几请假条。 （四）物资保管与借用
    校学生会办公室H444的管理要严格、明确与规，我参与过办公室物资大整理，现在已经将办公室物资划分为ABCD区，并且将常用区柜子等进行了编号与功能的标注，打印了物资统计表。办公室对于物资借用有比较完备的物资借用管理规，物资管理以及借用状况也比较令人满意，在新一任也将继续保持这种良好的现状。H444钥匙的配备为：主席团、办公室主任每人一把，办公室干事共一把，交由每周轮流通讯员保管，可以较好地完成物资的借用。但是对于H444出借作为化妆间这一方面，还有一些问题亟待解决。每次出借为化妆间后，归还时间往往过晚，归还之后也很脏乱，需要我们自己进行打扫，如果让干事值班，虽然可以避免卫生问题，但是却很耽误时间。所以我的设想是：重新撰写一份H444借用条例，将申请表发放到学生会官网。学生组织想要借用H444必须提前三天申请，并且由主席和办公室主任审阅。通过后，必须和学生组织强调借用时间，并要求他们保持卫生，可以让干事时不时去办公室看一眼并督促他们。而社团等想要借用H444，如果没有特殊情况或者需要，一般不予出借。 （五）活动
    1.Office培训
    Office培训的目的是提高校会部以及各学生组织文书撰写水准，普及Office以及策划的基础知识。在这一年包括Word、Excel、PowerPoint、策划四个部分，- -可修编.
    . - 由回访调查问卷的统计结果看来，由于培训时间较短，同学们个别反应讲解语速过快，没有跟上讲解同学的速度。而对于Office培训这个活动本身，我认为它还有很大的成长空间，Office培训可以扩大它的规模，不仅仅局限于校会部和部分学生组织，也可以遍及其他校级组织与各院学生会，学时可以从1讲增加到2~3讲。Office培训活动规模的扩大必然引起工作量的增加，所以我的设想是提前做好充足的准备，想好Office培训要讲什么，怎么讲，在那讲，给谁讲。讲解的容可采取广泛征集同学意见的方式，力求将同学最想听的部分讲出来。提前做好Office培训的宣传工作，可以通过校园微信平台和人人主页介绍Office培训活动、参将的人员要求以及报名方式，让更多的人了解这个活动，也更了解校会。
    2.迎新活动
    迎新活动可以说是办公室最大的活动，旨在让新生及家长熟悉校园、向新生介绍校会。迎新活动的准备时间最长，工作也最多，主要包括地图册和卡贴的制作、信息的收集汇总工作、咨询处的搭建工作、咨询处物品的准备工作、突发情况预想和解决工作等。这次活动虽然比较成功，但也在活动中发现了一些问题，例如搭建咨询点出现了一些问题，一是没有考虑到天气的原因；二是迎新咨询点的标志不够注目等。这些问题会在下一年得到有效的处理，在工作中发现问题，不断提高工作质量，这样活动才会越办越好。
    对于迎新活动，我有一个突破性的想法：纸质版的地图虽然做工精美，但毕竟不方便查阅与寻找。作为计算机专业的一名学生，我知道计算机学院有实验室是在制作手机软件并向外推销。我们可以代表学校跟实验室的老师谈谈，看他们可不可以为我们学校制作一款校园导航手机软件，如果可以谈成，想必会为校会的新生导游活动添光添彩。
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    . - 3.第六次学生代表大会
    学生代表大会由于是五年才举办一次，我们这一次也是在摸索中艰难前进。从策划的拟定到实施，每一步都经过了无数的努力。大会扔在筹备中，我们会在工作中边总结边改进，使大会圆满成功。大会结束后，我们会把资料都妥善的保管好，为下一届做一个参考，避免他们发生和我们一样的情况。 （六）纳新
    参考去年的工作量与工作情况，办公室今年纳新人数为10~13人。纳新的地点初步定在学子四楼。面试的大方向要遵循主席的要求，我们纳新的部员不一定是最好的，但一定要是最适合办公室的。根据一年的办公室工作经历，我的设想是，第六届第一任的办公室优先考虑具备优秀素质的干事，具体表现为：
    1.办事沉稳，细心谨慎，不浮躁；
    2.为人真诚，对待工作要有耐心，有热情； 3.有团结合作的精神；
    4.有一定的Office基础，可以尽快投入到办公室的文书工作当中； 5.有较好的沟通能力，最好可以带动一个群体的氛围； 6.成绩上不能出现挂科；
    在面试中，着重考量他们的以上特点，力求招纳最适合办公室的孩子来开展办公室新一年的工作。
    纳新的前期准备工作有纳新宣讲会的准备，还有面试地点的布置。没有经历过这些，可能对工作不是很熟悉，我会多向我的主任询问，与其他部门一起，力求把纳新工作做到最好。 （七）部门建设
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    . - 希望干事在经历一年的锻炼后，能增强与人交流的能力，做到遇事沉着冷静，随机应变，为自己以后事业生涯的发展打下良好基础。在工作中与各种人打交道的过程中，能逐步提高自己的能力，在待人接物方面做的更好，并且在为人处世方面形成自己新的独到的见解。最重要的一点是在办公室工作学习了一年之后，要让干事们能在办公室体验到家的感觉，收获到真挚的友谊。 1.干事基本素质培养
    （1）礼貌：礼貌素质体现在细节上，人们往往从一个小小的细节上发现一个人是否懂礼貌，一个有礼貌的人给人的第一印象很好，所以对部员的礼貌培养事关重要。在此之前要求干事尽早熟记主席及部长的面孔，遇到主席部长要打招呼。这不仅仅是个人礼貌的问题，更是一个部门一个组织的礼貌问题。 （2）时间意识：强调守时的重要性，准时是一个人最基本的素质。规定部员在部门例会、参加活动时务必做到守时，最好做到提前入场，除有紧急情况外，不准请假，不能迟到，并且收发通知时，要有意识的避开上课时间休息时间。
    （3）工作素质：在完成主任下发的工作时，明确好验收时间，如果没有特 殊情况，要在规定时间完成工作，不能一拖再拖，让主任一催再催。 2.互动交流 （1）谈心工作
    干事进入办公室后定期进行谈心工作，了解干事心的真实想法，保证干事工作的积极性，及时了解干事们对主任以及整个办公室的意见。让每个干事在办公室中不仅可以高效有序的完成工作更能从中得到自己真正想要的。 （2）部门聚餐
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    . - 在节假日组织部员出去聚餐，增进办公室之间的友谊，让部员体会到家一般的感觉。 3.部门联谊
    校会是一个团结的大家庭，适当的联谊不仅会使部门之间的合作变得更加融洽，还会使干事们之间的联系更加密切。联谊的形式可以多种多样，如聚餐、海边烧烤、海景房。联谊之后可以将照片制作成电子相册，供大家欣赏和回忆。 4.办公室人人主页
    办公室人人主页不属于服务类，关注的人不是很多，更新也不是很及时。对于这个问题，我认为应该从一下几方面改进：
    （1）办公室活动虽然不多，但是人人却是一个很好的宣传平台，我认为首先需要加强办公室活动在人人的宣传状况，其次注重人人上与同学们的互动； （2）每天发早晚安人人，富有一定的生活哲理并贴近大学生生活； （3）发布一些与Office软件有关的实用小技巧，每天一小条； （4）最好可以发布一些求职招聘的面试技巧等来增加关注度。 5.校会回忆薄
    有新鲜血液注入校会的同时，便有老一任主席或者部长的卸任。我们在怀念过去的同时更需要的也是他们的经验与教训。我的设想是由办公室订制一本手抄本，里面包含一些值得回忆的照片和离开校会的主席或者部长想对下一届说的话。在回忆过去的同时，我们更要昂首向前，不要在同一个地方跌倒两次，我们要做的是吸取过去的经验与教训，努力让校会变得更好。

    回顾一年，有成功的喜悦，也有遗憾的泪水。办公室的每一份工作，在考验综合- -可修编.
    . - 权衡能力的同时也需要一种耐心和责任感。为了办公室工作有条不紊的进行，必须要有严格的工作制度、明确的管理思路和大方向。下一任工作中，办公室会外兼顾，对注重干事的培养与相互交流沟通，对外加强与其他部门的联系和沟通，充分体现办公室的职能所在。因此，希望主席们可以给我这个机会，让我担任下一任的办公室主任，为校学生会贡献出自己的一份力量！



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