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备用金管理制度及流程

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管理制度
一、目的：
为了加强的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。
二、备用金定义：
是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、等以现金方式借用的款项。
三、备用金借款和报销手续
工作人员需临时借用备用金时，先到办事处索取
借款单”，财务
人员根据实际需要向发放借款单”，按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、、借款用途和借款金额等事项，经部门负责人和总经理签字同意，再由签字批准后，方可到处办理借款手续。财务人员审核签字后的借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。
借款人员完成业务后应在三日内到办事处索取
报销单”，填写好
报
报销单”的各项规定内容，并经部门负责人和经理审批后，再将
销单”返回财务部，财务人员根据规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。
借款人办理报销手续时，财务人员应查阅备用金”，查销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

四、备用金的管理
因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部办事处根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。
财务部办事处应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金，按月及时清理。
借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部办事处发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从工资中抵扣，不再另行通知。
跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借款。
备用金申请流程如下
备用金保管人填写备用金申请，写明具体用途
—部门经
理审批——财务部复核——-财务总监或总经理审批
「A、无超出个别及累计额度——财务部发放备用金。
B、超出个别额度但不超出累计额度——才务总监或总经
理审批——财务部发放备用金。
-C超出累计额度，财务部不发放备用金
1、各部门备用金支出需取得相应发票及到财务部报销，如备
用金是作一次性支出，部门备用金保管人需在支出后七天内报销，如备用金作为经常零星支出，部门备用金保管人需在每月月底前到财务部报销。如有需要，可再申请。

2、备用金支出后在报销时，需要在费用明细栏写明具体用途
和支出明细（如用途跟申请时不同，必须详细解释），同时必须提供发票。
3、备用金支出报销流程：备用金保管人填写报销凭证一部门经
理审核——财务复核——财务总监或总经理审批
4、其他部门临时借款范围：
员工出差借款时，需要根据具体情况申请借款额度，首先由备用金保管人填写备用金申请，然后部门经理审批，再交由财务总监或总经理审批。并在员工出差回公司后七天内报销冲账。
其他因公借款，首先由备用金保管人填写备用金申请，然后部门经理审批，再交由财务总监或总经理审批，在费用支出后需七天内到财务报销冲账。

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