浅谈办公室主任的定位和职责

本人从事办公室管理工作已近二十几年，1993年—1998年任家乡某国有企业办公室主任，1999年家乡企业改制下岗来到温州，先后担任浙江嘉利工业有限公司、浙江青川装饰有限公司、神力集团有限公司、浙江飞叶智能科技有限公司等单位的办公室主任一直至今。回首这二十几年的办公室管理工作历程，本人的切身感悟是：

一、办公室主任应扮演好十种角色
1、智多星角色；2、耳目嘴角色；3、胳膊腿角色；4、代言人角色；5、联络员角色；6、监察员角色；7、外交官角色；8、红管家角色；9、万金油角色；10、老黄牛角色
二、办公室主任应具备六种素质
（一）讲大局、讲团结、善思考
1、政治上、思想上同公司领导保持一致，对企业、对员工负责。

2、围绕公司董事会和公司中心工作部置办公室工作。
3、讲团结、守纪律，按原则办事，切忌凭个人喜好、兴趣、个人小圈子办事。
4、爱岗敬业、无私奉献，清正廉洁。
5、带头维护公司领导的权威，对领导的指示和决策带头执行，对领导交办的事不折不扣地落实，对领导的批评虚心接受，有则改之，无则加勉，对领导工作决策失误在适当时机正面提出，不能不分场合，发表些有损领导意图言论，更不能明顶暗抗，做一些不尊重领导的事情。
（二）讲科学、讲严谨、求高效
做任何事情不仅要认真思考，运筹帷幄、果断决策、务实高效，同时还要从细节入手，做好每一件小事、平凡事，做到心细如发，守口如瓶，有“一叶落而知天下秋”的敏感。善于从行为变化中发现隐伏其中的大问题。
（三）讲技能、讲效率、多面手
适应公司领导的多种需求，做到“三熟两强”，上情熟，下情熟，工作程序熟，办事能力强，文字水平综合能力强，拿笔能写，开口能讲，有事能办。
（四）讲奉献、讲实际、肯吃苦
在工作上要甘于吃苦，甘于寂寞，甘于清贫，学会克制自己，既任劳又任怨，受到批评时，着重检查自身问题，不能有委屈感、纠结感和压抑感，一切从工作事情出发，一切从公司大局出发，做到“虽然不能左右天气，但可以改变心情。”
（五）讲纪律、讲原则、守规矩
办公室主任作为行政工作的领导者和组织者必须自重、自醒、自警、自励，切忌影响企业的形象和公司声誉。要加强个人品德修养，洁身自好，慎独慎微。不仁之人不交，不义之才不取，不礼之言不说，不规之事不做。做一个品德高尚、遵纪守法清正廉洁的人。保守机密，有强烈的保密意识，要过好人情关，朋友关，做到不该看的不看、不该听的不听、不该问的不问、不该传的不传。
（六）讲诚信、讲道德、造和谐

1、以忠诚之心维护企业班子团结。对领导班子成员关系谨慎从事，既不失职又不失败；处理好远与近的关系，不可突破红线，不搞人事依附，多汇报，多沟通；不利于团结的活不传，有损于公司利益的事不做。
2、以热情之心增进与其他部门领导的团结。当好部门之间的桥梁和纽带，满腔热情的搞好人际关系协调；积极主动的搞好科室之间沟通；热情周到地搞好后勤管理与服务。
3、以真诚之心促进与下属之间团结。学会关心下属，对优点鼓励，对缺点进行善意的批评；学会理解下属，设身处地为下属着想，分析原由，冷静处置；学会尊重下属，爱人者，人恒爱之，敬人者，人恒敬之。
三、办公室主任应树立八种意识
1、服务意识。服务是办公室主任的天职，为领导服务，为部门服务，为下级服务，当好助手。
2、全局意识。站在全局高度去考虑、研究、处理问题，有领导的眼光。一要吃透上情，掌握下情；二要爱学习，勤思考，有真知灼见；三要熟知特定环境、人物、事件的构成要素和一定时期的工作重心；四要有良好的心理素质和适应能力，审时度势，恰到好处。
3、参谋意识。要站在全局的高度，在公司内部管理的程序上，在企业文化的宣传上，在制度的建设和完善上，积极为公司发展出谋献策。
4、换位意识。站在理事长位置上思考问题，换位不是越位，参谋不是参与，助手不是阻手。
5、协调意识。及时汇报，不等，不拖，不靠、更不推诿。协调不是指令也不是决策，而是协商，是以平等态度商量需要解决的问题。
6、应变意识。常绷一根弦，随时准备应付突发事件。沉着应对、忙而不乱、镇定自若、快而不乱，有应变的措施。
7、效率意识。作为办公室主任必须讲求效率优先意识，力求所有工作事项在上班时间内完成，不拖延、不推诿，保质保量的完成各项工作任务。

8、担当意识。作为一个部门的主管，在工作上要敢于担当、勇于负责，不诿过与人。
四、办公室主任应有的六种修养
1、豁达大度。有容人的雅量和风度，对上受宠不惊，受辱不怒；对下有平和宽厚的胸怀，一视同仁，与人为善。对下属的缺点和失误，不以点盖面，耐心帮助。表里如一，言行一致。
2、低调做人。任何情况都不能忘乎所以，飞扬跋扈，不能趾高气扬。谨慎是一种美德，说话办事不张扬，不张狂，不说过头话，不意气用事。在律已方面高标准，严要求，不做越轨出格的事。
3、不卑不亢。有平衡稳定的心态和处世观，对上不要卑，对下不要亢。秉公直言，虚怀若谷。
4、处事公道。不能感情用事，不能以亲属远近作为办事的标准，更不能搞小团伙。在讲原则的前提下广交朋友，真诚待人。
5、宠辱不惊。有则改之，无则加勉。以平常心态坦然处之，冷静分析，合理接受，切忌忘乎所以。
6、大智若愚。进退有序，深谋远虑，在后台当好助手，搞好服务，而不是冲到前台，显示聪明才智，要选择适当的方式传递给领导，供其参考。大智是对工作水平的要求，若愚是对特定角色的约束。
五、办公室主任应注重的四种道德：
1、有势不仗势，得势不欺人。讲究人品，平等待人，平易待人，始终把自己看成普通的一员。
2、自重不轻高，奉命不奉承。领导是旗帜，办公室主任是旗杆，要行得正，站得稳。注重小节，养成严谨的生活态度。
3、抓大不忌小，主动不盲动。一是要突出重点，找准四两拨千斤的支点；二是要细致周全；三是要沉着冷静。
4、补台不拆台，竞争不嫉贤。搞好三个不等式：（1）协作大于分工，相互补台，好戏连台，共同跨台。（2）原则大于交情。（3）理解大于谅解。理解是知道对方的事情，谅解是知道对方的难处，高风亮节不计较。

总之，办公室主任要起到承上启下、左右协调、服务保障、参谋助手的作用，要努力营造“大事小事认真办，当日事情当日办，能办事情马上办，一切事情照章办”的工作格局，肩负对上对下全面负责，对内对外全面协调，大事小事全面关心的重责。

马振华

二零一三年八月三十日