通知与启事

１．通知

通知是上级对下级、组织对成员部署工作、传达事情或召开会议所使用的一种文体。同级单位有什么事情要互相讨论或协商，也可以互发通知。另外，凡婚丧喜庆及某一特殊事务发生，对至亲好友或有关人士都应该及时发出通知。通知有两种：一种是以布告的形式，把事情通知有关人员，如学生、教师、会员、读者、听众、观众等；另一种是以书信的形式，把事情传达给有关人员。通知有一定的格式和要求，要言简意赅，要热情，更要及时。一般来说要注意以下几点：

1）通知正文上方的正中间往往写有“notice”的字样。

2）发布通知的单位名称写在正文右下角或正文前面。

3）发布通知的日期写在左下角。

4）发布通知的单位和被通知的对象一般都用第三人称。

5）如果正文前使用了人称谓语，对被通知的对象则应用第二人

称。

6）为文娱或体育节目等而出的通知就是海报 (poster)。

例如以下是外语系办公室通知全体师生开会的通知：

范例１

有时，为了引起大家的注意，通知也可全部用大写字母，书写格式也可随意。如范例2：

２．启事

机关、团体、个人在有什么需要公开向大家说明或者希望大家合作办理事情时，把它简明扼要地写出来，张贴在公共场所或登在报刊、杂志上的短文，就是启事。启事不具备法令性、政策性，因而也没有强制性和约束性。启事的对象可参与启事中所要求的事，也可以不参与。

一般地，英语启事的写法如下：

1）在正上方写启事的名称，如found, contributions wanted, correction等;

2）在低于启事名称的右上方写启示的日期，如february 2nd, 2004或 2 february，2004

3）在正中写启事的内容，一般应包括目的、意义、内容、形式、要求等；

4）末尾右下方写启事者的单位姓名。

范例：

邀请信、应邀函

（一）邀请信

在国际交往、亲友通信的社交活动中，邀请信是相当频繁的，特别是在宴会、舞会、婚礼等活动中，总是发出一些邀请的请帖。

邀请信在形式上大致分为两种：一种为正式的请帖（formal correspondence）一种为非正式的 (informal correspondence)。

1．写邀请信要注意的事项：

1) 邀请信一定要将邀请的时间，地点，场合写清，不能使接信人存在任何顾虑。

范例1

2) 邀请信的形式比较灵活，但一般不要过长，一般的邀请信分为两小段，意思表达清楚即可。

范例2

3) 在欧美国家，邀请对方参加夜间活动时，除了只写给男士参加的社

交活动的邀请信外，无论正式或非正式的，都应邀请夫妻双方一同参加。

对于非正式的邀请信，信封上的收信人只写妻子的姓名，但正文应专门提到丈夫。

2．写正式请帖应注意的事项：

1）正式请帖均应该使用第三人称

2）请帖上要写邀请人的姓名，被邀请人的姓名，（姓名要写全名，不要缩写）

3）何种性质的邀请，地点甚至是电话号码，要否回信等。

范例3

3．非正式的邀请

如邀请亲朋好友，可以不寄发正式的请帖，写普通的信笺即可，手写或打字均可，文字最好简练，热情。

范例4

（二）应邀函

应邀函又称邀请信的复信，应简明扼要，在书写时应注意以下几点：

1．接受邀请的复信中应重复写上邀请信中的某些内容，如邀请年、月、日、星期几、几点钟等。

如：i’ll be delighted to attend your luncheon next friday, may the fifth at

12:00.

3．应邀函通常采用手写形式，而不用打字机打。以妻子代表夫妻两人写给女主人的应邀函，信中的内容应该是给男女主人的。

4．出于对邀请人的礼貌，邀请信的复信应在接到邀请信后二十四小时内给予答复。

范例1

如罗伯特·西尔弗夫妇欣然接受邀请，应立即回信：篇二：考研英语应用文写作复习指导(12类文体)

考研英语应用文写作复习指导(12类文体)

主讲 ：安鲜红

1.letter writing

?letter是用以交涉事务、增进了解、联络友谊、交流思想的重要工具。英语信函主要包括私人信函（personal letters）和公务信函（business letters）两大类。公务信函，一般用来处理或讨论重要事务，包括邀请信（invitation letter）、感谢信（thank you letter）、道歉信（letter of apologies）、祝贺信（letter of congratulations）等。按照一般的格式英语信函主要由六个部分组成：信头、信内地址、称呼、正文、结句、签名；有的信函还包括附言和附件部分（常用p.s.表示）。

信头（heading）

? 信头由发信人地址和发信日期两部分组成，通常写在第一页的右上角。行首可以缩进去写，也可以齐头写；行尾可用也可不用标点符号。值得注意的是，英语书信中的地址与中文正好相反，应该由小到大，先写门牌号码、街名，再写城市名、州（省）名、邮编、最后再写国名。如：

?

? no. 256，chaoyang street beijing，100069，china

日期的写法

?英、美两种格式都可以，英国顺序为“日、月、年”，美国顺序则为“月、日、年”，如： ?

? 27 sep.，2006（英） sep. 27，2006（美）

inside address

? 包括收信人的姓名和地址，一般置于信纸的左上角。在私人信函中，这一部分经常省略。其格式和发信人的姓名、地址一样。

?称呼（salutation）

?

?

?

称呼位于收信人地址之下的一至二行，顶格写起，自成一行。在私人信函中后面用逗号，在公务信函中则用冒号。 正文（the body of the letter） 信件的主要内容。

?

?签名

? 写信人的名字一般签在结尾语下面一至二行处。在私人信函中只需亲笔签名就可以了，而在公务信函中，发信人的亲笔签名应该写在结尾套语和打印的姓名之间。

一、私人信函

?私人信函是一个宽泛的概念，它既可以指公务信函以外的一切信函，也可以指与家人或朋友之间互通信息、感情这一特定类型的信件。这里我们指后者。

? 私人信函与其他形式的信函最根本的区别在于，私人信函纯粹是出于自愿，就像是同远方的亲友聊家常一样。其内容可以是简短的几句问候、通报近期的情况、抒发对亲友的想念等等。私人信函的格式和其他信函基本一致，不过与其他信函相比，稍微随便一些。 ? 地址一般写在信纸的右上角，可用斜列式也可用齐头式，如果是收信人熟悉的地址也可以省略不写，但日期是不能省略的。称呼一般视与收信人的关系而定，一般来说应用比较亲近的称呼。正文部分尽量有感而发，写作时要十分注重感情的真挚。如果对方在上次的信中提出过什么问题，应该先回答，同时也可以问对方一些问题，以表示对他/她的关切。私人信函的基本写作结构为“问候及表达写信人的思念之情——询问收信人的近况——向收信人讲述自己的情况——以提议、建议或请求结尾”。在写给私人信函中可以常用的结尾套语如yours,、 with love, 、with best wishes、your affectionately, 、yours sincerely,等等。当然在实际写作中，要仔细审题，弄清楚题目给定的情景，根据要求进行写作。

范文1

? aug. 12，2006

? dear mum and dad，

? i am sorry for not having written to you for such a long time. i am afraid you must think i have forgotten you and the whole family. actually i really miss you，but i have been busy preparing my exam these days. and now i have passed the exam and feel very relaxed as if a heavy burden has been removed. i cant help waiting to write to you and so here i am.

? what about dads health？is he still coughing at night？i have been worrying about it. the last day i saw an advertisement on a newspaper introducing a new kind of syrup which is said to have magic effect on coughing. i have bought one bottle and sent it back home by post. have you received it？what about the effect？

? please write to me soon，i am eager to hear from you.

? your daughter， ? li hua

范文2

? june 3，2006

?dear mr. liang，

? it is almost half a year since you saw me off. i can still vividly recall the impressive scenes you gave. and i could never forget what affectionate care you showed me by helping me carry my suitcase. you can?t imagine how i have been missing you these days.

? from a recent letter from mr. chin i am glad to learn that you have returned to the university. i hope you have been getting along well with your life and studies. i am sending you under separate cover a copy of the latest issue of times. i hope you will find it interesting and useful for your english.

? i would greatly appreciate hearing from you soon.

? yours sincerely， ? wang ning

译文

? 亲爱的梁先生： 自从分别以来，已有半年时间。你对我的种种情谊，我至今记忆犹新。我永远都不能忘记你给我的友好照顾，如帮我拎皮箱。你肯定想不到这段日子以来我是多么地想念你。 近日从陈先生的来信得知你又回到大学上学了，我非常高兴。希望你生活和学习都很满意。现另包寄上最近出版的《时代》杂志。相信你看后一定会觉得有意思，并对你的英语学习有帮助的。 期盼尽快收到你的回信。 王宁 2006年6月3日·考研教育网论坛

二、公务信函

?公务信函是现实生活中应用最广的一类，主要包括邀请信、感谢信、道歉信、祝贺信、介绍信、申请信、建议信、投诉信、咨询信等共九大类，下面将分别进行介绍

1.邀请信

? 邀请信是写信人对收信人的一种盛情邀约，一般分为正式的和非正式的两种。格式与其他信函相同。具体写作步骤：

? 首段：说明与收信人的相关性与写作意图。

? 主体段落：具体交代情景：包括受邀请的人、邀请朋友要干什么、地点以及具体的时间等内容。并且强调为什么邀请收信人而不是别的朋友。

? 结尾段：表示期待朋友的回复。

? 就本质而言正式与非正式的邀请信并没有什么区别，只是正式的邀请信比较注意文采，而且往往需要表现出更大的热诚。邀请信一般都要求考生邀约朋友参加特殊聚会，共度假期，或者访问自己的家乡等， 考生可以采用半正式文体。

经典范文

? dear jane，

? the party will start at seven oclock in the evening. there will be a small musical soiree，at which a band will perform some popular and classical songs at first. at around eight oclock，we will start our dinner，during which we can talk and laugh together. and then all the friends will

take some photos together.

? yours affectionately，

? gao hui

?

?译文

? 亲爱的简：

? 我打算于2006年7月14日（星期五）在我家举行一个晚宴，庆祝我母亲60大寿。这对我们全家来说是一件大事，作为我们全家的好朋友，我们真诚地希望你能来参加，分享我们的快乐。

? 晚宴将于7点开始。首先会有一个小型的演奏会，届时我们将欣赏到乐队演奏的流行和古典歌曲。8点左右我们开始用餐，朋友们可以随便聊天欢笑。最后所有的朋友们一起照相作为纪念。

? 我知道你最近很忙，但我真的希望你能来，我们全家都在期待着你的光临。 ? 你的老朋友：高慧

模版句式

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

如果你能来我们全家都将感到不胜荣幸。

i really hope you can make it.

我真的希望你能来。 ? ? ? ?

?

?

?

2.道歉信

? 1.写作攻略

? 道歉信主要是向收信人表明歉意，请求对方谅解自己的过失。写道歉信时要明确不是找借口为自己辩护，而是承认自己的过错并提出弥补过错的具体建议和方法。此类信件的关键是用词准确，表达真诚。具体写作步骤：

? 首段：重述自己做错的事，表示歉意。

? 主体段落：说明道歉的具体原因，应尽量详细描述做错事的经过。写信时应该注意在申述理由时要照顾读信人的感受，切忌强词夺理。

? 结尾段：再次表明承认错误的态度，请求收信人的谅解。也可以提出补救的办法。 经典范文

? dear professor jackson：

? i am indeed very sorry that i missed the examination you gave on moby-dick last wednesday. i feel badly about it and want you to know what happened.

? on my way to class that day，i had a flat tire，and i had to go with the mechanic when he repaired it. it took me more than one hour to get it done. a copy of the bill is enclosed.

? sincerely yours，

? alice

?

译文

? 亲爱的杰克逊教授：

? 对于上周三错过了《白鲸》一课的考试我深表歉意。我很内疚，所以希望您能知道到底发生了什么。

? 那天上学的路上，我的汽车爆胎了。我不得不去找汽修工一起修理，花了一个多小时的时间才修好。我已经将账单放在附件中。

? 我真心希望您能理解我的处境，并接受我的道歉。我希望你能给我一次补考的机会。星期一上班时间，我将到您的办公室和您谈这件事的可行性。我为造成的不便再次表示歉意。 ? 您的学生：艾丽丝

?模版句型篇三：应用文类型

邀请函及回函、投诉信、求职信、询问信【询价信及报价信祝贺信、推荐信、感谢信、道歉信、

题型概述

写作部分的内容主要是检查学生对英语实际应用的能力。考试时间为30分钟，要求考生写出80~100词的短文，试题类型主要以应用文为主，包括信函、简历表、申请书、协议书、便条等，或者是实用性的段落写作

评分标准

2分-----格式不正确，内容表达不清楚，思路混乱，语言支离破碎或绝大多数句子均有错误，且多为严重错误。

4分-----格式勉强说得过去，内容不完整，表达思想不清楚，连贯性差。有较多严重的语言错误。

6分-----格式基本正确，内容大体完整，有些地方表达思想不够清楚，文字勉强连贯，语言错误相当多，其中是少量严重错误。

8分-----格式基本正确，表达思想清楚，文字连贯，但有少量语言错误。

9分-----格式正确，表达思想清楚，文字通顺，连贯性较好。基本上无语言错误，仅有个别小错，文字运用良好。

字数不足应酌情扣分，每少10个字口1分。

（一）信函

英语信函通常包括下面几个部分组成：信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。

1）信端（heading） 发信人的地址位于信纸的右上方，是按门牌号、街道、城市、州（省）邮政编码、国家和日期顺序排列。目的是了解书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。 note: 年份应完全写出，不能简写。

月份要用英文名称，不要用数字代替。

月份名称多用公认的缩写式。但may, june, july因为较短，不可缩写。 写日期时，可用基数词，也可用序数词。但最好用基数词，简单明了。 日期有以下几种写法（以2007年10月20日为例）：

oct.20, 2007/ 20 oct., 2007/ 20th october, 2007 / oct. 20th, 2007

一般常用格式是：oct. 20, 2007

2）信内地址（inside address, introductory address） 收信人姓名、地址，顺序与发信人的信头一样。写在信纸的左上角，低于写信人地址和发信日期一二行。先写收信人姓名、头衔和单位名称，然后写地址。

3）称呼（salutation） 事物书信要比个人书信正式些，英国人一般在称呼后用逗号，而美国人则倾向于用冒号，尤其是在事物信函中。

4）正文(body of the letter) 信的正文每一段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事物性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用p.s.表示补续。

6) 署名(signature) 一般低于结束语一二行，从信纸中间偏右的地方开始写。若写信人是女性，与收信人又不相识，则一般在署名前用括号注上miss, mrs.或ms.，以便对方回信时知道如何称呼。

7) 附件(enclose) 信件若有附件，应在左下角注明encl./ enc.。

8) 再启(postscript/p.s) 再启部分用于补叙正文中遗漏的话，一般尽量少用，正是的函件中更应避免使用。

english department

shandong university

jinan, 250100

oct. 16, 2003

editor

happier collins publishers

77-85 fulham palace road

london w6 8jb

u.k

dear editor:

i was told that an updated second edition of collins cobuild english dictionary is being published. i would be very grateful if you could give me some information on where and how i can get a copy of the dictionary and if there is a less expensive edition than the one described.

thank you in advance for your assistance.

sincerely,

zhang lin

英语书信一般分商务信件(business letter)和私人信件(private letter), 二者在结构上并无太大的区别，语言上前者较后者更为正式。英语书信通常有以下几部分组成：信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、附言。

1） 信端（heading）位于信纸的右上

角，一般包括发信人的地址和日期。信端的目的是使收信人一看便知道书信的来处，何时发出以便复信或日后查阅。 写私人书信时，信纸没有印刷发信人的姓名，通常在右上角写发信人的地址及发信日期。商务信函一般都在信纸上印好了信头，并且通常是在信纸的中间上部，或左上角，或右上角。英文地址的写法与汉语相反，即按从小到大的地址单位书写，其顺序是：门牌号、街路、乡镇、县（市）、省、国名。如：“中国上海市光明路123号，邮政编码为200103”，可写成123 guangming lu shanghai 200103

china。邮政编码或区号应跟在直辖市、省会或州名的后面，国家名的前面。

月份名称可以写全称或用缩写字，但是 may，june，july 不缩写。九月（september）是前四个字母的缩写（sept.），其余月份均为头三个字母的缩写，如：jan.(january)，feb.(february)，mar(march)，apr(april)，may， june， july,，aug.(august)，sept.(september)，oct.(october)，nov.(november)，dec.(december)。

2） 信内地址(inside address): 包括收信人的姓名和地址，位于信纸的篇四：高考英语作文应用文写作技巧书信类

应用文

类型:

书信、通知、日记、海报、便条、启事、欢迎词、欢送词、告别词、广告

书信类型:

事务书信和私人信件 （求职信、投诉信、慰问信、建议信、说明信、感谢信?）

高考重点考查的几类书信：

建议信、求职信/申请信、抱怨信/投诉信

几种书信常用的表达式

①建议信

you have asked me for my advice with regard to? andi will try to make some suggestions.

i would like to suggest that?

it is important to?

it helps to ?

it should be a good idea to?

i think it would be a good idea/ more beneficial if you could?

why not??/ why don’t you??

i hope you will find these suggestions helpful. 最关键的部分就是用不同的句型提出建议，并辅以适当的联系词来连接这些建议。此外，不要忘了在建议的后面附上自己建议的理由用以充实自己的文章。

例文1

假定你是李华，你的英国朋友peter来信向你咨询如何才能学好中文。请你根据要点写封回信。

要点：1. 参加中文学习班

2. 看中文书刊、电视

3. 学唱中文歌曲

4. 交中国朋友

注意：1. 词数100左右

2. 可适当增加细节

3.开头语已为你写好

june 8, 2008

dear peter,

i’m glad to receive your letter asking for my advice on how to learn chinese well.____

_______________________________

best wishes,

li hua

【写作指导】

信件类型：建议信

内容： 写信人就某事或某问题提出建议

主体时态：一般现在时

正文部分：必须给对方问题明确答复；建议的内容要层次清楚，目的明确，具有合理性和说服力；语言要正确、清晰、礼貌、体贴，易于对方接受。

【 范文】

dear peter,

i’m glad to receive your letter asking for my advice on how to learn chinese well.

here are a few suggestions. first, it is important to then,it also helps to watch tv and read books, newspapers and magazines in chinese whenever possible.

besides, it should be a good idea to learn and singchinese songs, because by doing so you’ll learn and you can also make morechinese friends，help you learn chinese.

try and write me in chinese next time.

best wishes,

li hua

②求职信/申请信

i learned from?/ i read?in （the newspaper ） ? i am thinking i am suitable for the job/position. i graduated from ?/ i have rich experience in doing? i will devote myself to it if i can get it./ i wouldappreciate it if you can give a chance.

i’m looking forward to your reply （interview）./ hopefor an early reply. 例文2

假如你是卜曼宜，你购买了一部某外国公司生产的手机，因有质量问题，要求该公司更换。请根据下列要点，用英文写一封电子邮件。

要点：

1. 问题：手机不响铃，不能发短信； 该产品已售完，无法更换；型号新，无配件，无法维修。

2.要求：公司应尽快予以更换。

注意:1. 词数为100左右

2.参考词汇：配件 ——spare part

3.电子邮件的开头和结尾已为你写好

dear sir,

i am writing to you for the mobile phone of

dephone-s250 i bought on 20th apr.2008 at tele mall in wuhan, p.r.

china_____________________________________________ thank you for your consideration.

sincerely yours

bu manyi

【写作指导】

信件类型： 抱怨信

内容：写信人针对未能解决的问题提出抱怨，希望得到对方的帮助

主体时态：一般过去时

正文部分：

①切中要害，客观说明存在的问题。

②怨之有节，重在解决问题（ 有礼有节，说明存在的问题对自己造成的不利影响或危害；必要时也可提出自己对存在问题的解决办法或建议）。

③语言力求简洁。

【 范文】

dear sir,

i am writing to you for the mobile phone of ... ten

days after that, it didnt ring and send short messages. then i took it to the seller, but was told that the model had been sold out and i had to wait at least three months for a new one. later i went to the repairman. he said sinceit was a new model in china, it was impossible to fix it without the right spare parts. i was so desperate on hearing that. how can i wait that long? therefore, i require that you send me a new one of the same model within a month.

thank you for your consideration.

sincerely yours,

bu manyi

③抱怨信/投诉信

i would like to get this matter settled by the end ofthis month.

i hope you can give me a satisfying reply and deal with this matter seriously.

i must warn you that unless you do something about the situation, i will be forced to take legal action.

例文3篇五：英语应用文写作课程简介

英语应用文写作

（practical english writing）课程简介

课程编号： 050249

学时[学分]： 32[2]

课程类型：任选课

先修课程：英语应用文写作 适用专业：非英语专业本科实验班、卓越班等

本课程的培养目标为：通过实施过程式教学法使学生掌握应用文的写作方法，真正提高他们运用英语的能力。另一方面，课堂管理模式采用项目式教学法以培养学生的职业意识及职场所需的职业素质，为今后走入社会做准备。本课程在课程设置、教学模式、教学评估等方面的要求体现在以下几个方面：

（1）本课程采用过程式教学法与项目式教学法交叉的立体教学法，旨在激发学生的写作的热情，培养和提高学生应用文体写作的能力。根据学生的实际学习情况，按照求职与应聘、商务交际与事务处理的进程将课程学习分为几大模块，每一大模块又包括若干个子模块。其内容包括：商务英语写作概述； 商务信函结构与格式；人事事务：求职信、个人简历、招聘、申请；商务交际：邀请信、祝贺信、感谢信、道歉信、慰问信、通知与启事；事务处理：电子邮件、备忘录、会议纪要、公司简章、商品使用说明、项目计划书等。

（2）“写作过程”为教学中心的教学法，在整个教学过程强调学生观点的批判性和创新性，在写前、写中课堂讨论中尽量鼓励有新观点的学生发言、阐述自己的观点，在写后对于有新观点的习作，都给予较高评价。为提高学生的课程参与度 ，在学生中建立“学生互评小组”，鼓励学生以读者的眼光审视另一位学生的写作，培养其运用写作基础知识辨别优点和不足的能力。

(3) 英语应用文写作课程不生搬硬套使用一本固定教材，向学生提供阅读清单。教材形式有纸质和多媒体等。引进《作文批改网》教学平台，将学习课堂拓展由教室到网站二维空间。并将批改后的优秀作文连同评语在平台共享，让学生阅读学习，大大提高了习作批改的质量和效率；同时，批改作文时将发生的错误分类，用数据引起学生对作文中存在问题的认识和重视。

（4）在教学评估环节，除传统意义上的期末纸质化测试之外，课程辅之以平时学习进程监控模式、学期口语测试，并加强网络化学习效度监测和控制体系。 总体而言，本课程的主要特色归纳为写作能力培养突显化；学生自主学习网络化、多元化、个性化；学习评价及反馈机制科学、合理、客观化。