一、设置页面( “页面布局 ”—页“面设置 ”)
(一) “页边距 ”
1.页边距:上 3 厘米、下 2.5 厘米、左 2.6 厘米、右 2.5 厘米。 2.纸张方向:纵向。
(二) “纸张 ”
纸张大小: A4。
确保 “每面排 22 行,每行排 28 个字,并撑满版心 ”。
二、设置标题
(一) “字体 ”
1.主标题:先设置字体为华文小标宋简体(或华文中宋、宋体) ,再设置字体为 Times New
Roma n;字形,加粗;字号,二号。
2.副标题:字体,与主标题一致;字形,不加粗;字号,三号。
(二) “段落 ”
1.对齐方式:居中。
2.左侧右侧缩进均为 0 字符。
3.特殊格式:无。
4.段前段后间距均为 0 行。
5.行距:固定值, 28 磅。
(三)内容要求 1.标题可分一行或多行居中排布,回行时应排列对称、长短适宜、间距恰当;多行标题排 列时应当采用梯形或菱形布局,不应采用上下长短一样的长方形或上下长中间短的沙漏形。
2 •正式公文标题应要素完整,一般格式为 发文机关+关于XX(事由)的+文种” 3.标题回行时应词意完整,不能将词组拆开;发文机关名称应在第一行居中排布;最后一 行不能将 “的 ”与文种单独排列成行。
4 •标题中除法规、规章名称可加书名号外,一般不用标点符号。
(四)标题与正文间隔
空一行,字号为五号,行距为最小值 12 磅。
三、设置正文
一) “字体 ”
1.一级标题:字体,黑体;字形,不加粗;字号,三号。
2 •二级标题:字体,楷体 _GB2312 (或楷体);字形,不加粗;字号,三号。
3.三级标题、四级标题和五级标题:字体,仿宋 _GB2312 (或仿宋);字形,加粗;字号,
三号。
4 •其余正文(包括附件、落款、附注) :字体,仿宋_GB2312 (或仿宋);字形,不加粗;
字号,三号。
5.正文各级各类字体设定完后,应再次选定全文,设置字体为 Times New Roman 。
(二) “段落 ”
1 .对齐方式:两端对齐。
2.左侧右侧缩进均为 0 字符。
3. 特殊格式:首行缩进, 2字符。
4.段前段后间距均为 0 行。
5.行距:固定值, 30 磅。
(三) 内容要求
1 .主送机关(俗称 “抬头 ”)居正文第一行单独成行,顶格不缩进。
2.一级标题、 二级标题、 三级标题、 四级标题、 五级标题依次采用 “一、”、“(一) ”、“1.”、 “( 1 ) ”、 “①”排序标注。
3•公文中引用文件时,应按规范将文件名称和发文字号写全, 一般格式为 《关于XX喲鬆次
(xxxgx*參号)”特别注意发文字号中必须使用六角括号 〔XXXX。
4•附件在正文末下空1行,靠左缩进2字符排布;标准格式为 附件:1. XXX;附件名称 不用书名号,结尾不加标点符号;单个附件不标注序号;多个附件用阿拉伯数字 “1. ”标注
序号,并按顺序回行排列;回行时,序号与序号对齐,名称内容与内容对齐。
5.发文机关署名(俗称 “落款”)在正文末(或附件末)下空 1-3行(不盖章时空 1 行,盖 章时空 3 行),靠右空 2 字符排布。
6.成文日期(俗称 “落款日期 ”)在发文机关署名下一行靠右排布,以发文机关署名为准居
中;标准格式为 “XX年XX X日”用阿拉伯数字将年、月、日标全,不编虚位。
7.用印时,公章应端正盖住发文机关署名,印章上部约三分之二压在空白处,印章上沿距 正文最后一行文字空 1 行,印章下沿骑 “年”盖“月”。
8.
符排布;标准格式为 “(联系人:XX;X联系电话:XX*臾。
9.正文中所有标点符号应在中文输入法模式下输入。数字、英文中使用的标点符号按相应 规范执行。
四、设置页码
(一)一般情况 1.奇数页页码在页面底端居右空一字,偶数页页码在页面底端居左空一字。
2.“页面布局 ”—页“面设置 ”—“版式”—页眉和页脚:勾选 “奇偶页不同 ”。
3.插入”一页码”一设置页码格式”:选择编号格式 -1-, -2-, -3-,…”
4.将光标置于第 1 页, “插入” —页“码” —“页面底端 ”—选择靠右的页码格式插入;消除页码 下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字,并在 “段落 ”中设置右侧缩进 1 字符。
5.将光标置于第 2 页, “插入 ” —页“码” —页“面底端 ”—选择靠左的页码格式插入;消除页码
下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字,并在 “段落 ”中设置左侧缩进 1 字符。
(二) 信函格式公文(套印函头纸的公文)
1 .首页不显示页码;只有两页的可以不标注页码,双面打印即可。
2.三页及以上的,从第 2 页开始标注页码,奇数页页码在页面底端居右空一字,偶数页页 码在页面底端居左空一字。
3.“页面布局 ”—页“面设置 ” —版“式” —页眉和页脚:勾选 “奇偶页不同 ”、 “首页不同 ”。
4.“插入” —“页码” —设“置页码格式 ”:选择编号格式 “-1-, -2-, -3-, …”
5.将光标置于第 2 页, “插入 ” —页“码” —页“面底端 ”—选择靠左的页码格式插入;消除页码
下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字,并在 “段落 ”中设置左侧缩进 1 字符。
6.将光标置于第 3 页, “插入 ” —页“码” —“页面底端 ”—选择靠右的页码格式插入;消除页码
下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字,并在 “段落 ”中设置右侧缩进 1 字符。
(三) 注意事项
1 .公文附件与正文一起排版装订时,页码应连续编排。
2.公文中间出现空白页时,空白页不编排页码。
五、其他要求
(一)为了版面整洁美观,全文编辑排版完毕后,应在 “段落 ”中做如下特殊设置
1 . “缩进和间距 ”:左右缩进一律调整为 0 字符,段前段后间距一律调整为 0行。
2. “换行和分页 ”:所有选项均不勾选。
调整中文与数字的间距 ”三项,其他勾选全部取消。
(二)印刷
1.正式公文(俗称 “套红头 ”)和普通公文均应双面印刷,中间一般不应有空白页。
2.正文一般采用 A4 纸张,纵向排版印刷。
3.附件为 A4 横向表格的,奇数页表头在订口一侧,偶数页表头在切口一侧。采用双面便 签印刷模式,或双面长边装订印刷模式。
4.附件为 A3 纵向表格的,奇数页表头在订口一侧,偶数页表头在切口一侧。采用双面便 签印刷模式,或双面短边装订印刷模式。
5.附件为 A3 横向表格的,每页表头均在公文正文上侧方向。采用双面书籍印刷模式,或 双面短边装订印刷模式。
(三)装订
1.公文首页左侧为订口、右侧为切口。
2.公文应当左侧装订,两枚订书针均匀排布,分别位于上下约四分之一处。不应采用左上 角斜订一枚订书针的做法。
3.两枚订书针外侧针眼分别距版面上下边缘各 70mm ,允许误差 ± 4mm。
4.订书针与订口(俗称 “书脊 ”)平行,标准距离为 3mm— 5mm ,一般不应大于 10mm。 5.附件为 A3 表格的,先将外侧边向订口整齐对折,再将外侧边向距切口 5mm— 10mm 处
回折,确保切口与正文整齐吻合。
备注:
1.六角括号 “〔〕”可在“插入”—特“殊符号 ”中查找插入,也可在搜狗拼音输入法中输入 “v1 翻两页分别按 c、 d 输入。
2.三级标题阿拉伯数字后的 “.”可在“插入”—“特殊符号 ”中查找插入, 也可在搜狗拼音输入 法中输入“v3翻一页按h输入。
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